4 juni 2018

We kunnen van elkaar leren

image for We kunnen van elkaar leren image

Overheidsinstellingen praten niet alleen veel met elkaar, maar wisselen ook veel informatie uit. Gemeentes met gemeentes, provincies met provincies, enz. Er bestaan samenwerkingsverbanden/ verenigingen maar die zijn vaak beperkt tot dezelfde organisatietypen.

Overheidsinstellingen praten niet alleen veel met elkaar, maar wisselen ook veel informatie uit. Gemeentes met gemeentes, provincies met provincies, enz. Er bestaan samenwerkingsverbanden/ verenigingen maar die zijn vaak beperkt tot dezelfde organisatietypen.

Allemaal hetzelfde?
Waarom ook niet eens daarbuiten kijken? Het verbreedt je blik als je met collega’s uit andere organisatietypen praat. Juist binnen het vakgebied van informatiebeheer valt er veel kennis op te halen als je breder kijkt dan alleen het bekende werkveld. Door inzicht te geven in hoe een andere (semi)overheidsinstelling omgaat met het informatiebeheer en hoe samenwerking intern en extern is geregeld, hoop ik herkenning en interesse op te wekken, die verder uitnodigen tot een dialoog. Kortom, we kunnen van elkaar leren!

Overheidstypen
Er bestaan verschillende typen overheidsorganisaties zoals ministeries, gemeenten, provincies, waterschappen etc. Maar er zijn ook nog andere (semi)overheidsinstellingen. De Technische Universiteit Eindhoven, is een voorbeeld hiervan. Onze universiteit is een publiekrechtelijk zelfstandig bestuursorgaan (ZBO). We worden wel gefinancierd vanuit het ministerie, maar staan niet onder ambtelijk-hiërarchisch gezag van de minister.1 Wij moeten ons aan de Archiefwet en regelgeving houden en dragen dus over naar, in ons geval, het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC). Niet elke universiteit in Nederland is automatisch een ZBO, er bestaan ook stichtingen en andere organisatievormen. Dat houdt in dat per universiteit de archiefwettelijke verplichtingen ook anders kunnen zijn.

Informatiebeheer Technische Universiteit Eindhoven
Het informatiemanagement, waaronder informatiebeheer valt, is binnen de universiteit zo opgezet dat we veranderingen zelfstandig kunnen sturen en prioriteren. Dat gebeurt binnen een hiervoor opgestelde governancestructuur: er zijn vier ‘tafels’ ingericht waarin verschillende vertegenwoordigers uit de organisatie zitting hebben. Elke tafel heeft een eigen thema: onderwijs, onderzoek, bedrijfsvoering en basisdiensten ICT. Mede op basis van een organisatiebrede informatiestrategie bepalen de tafels voor hun thema wat de behoeftes zijn aan informatievoorziening en stellen een lijst met projecten hierop samen. Deze themagerichte projecten worden in de ‘ICT-Governanceboard’ samengesteld tot een universiteitsbrede portfolio. De ICT-Governanceboard houdt zicht op, en handhaaft het projectportfolio, en beslist over algemeen informatiebeleid. Een aantal tafeloverstijgende projecten valt rechtstreeks onder de ICT-Governanceboard.

Visie op archivering Technische Universiteit Eindhoven
Vanuit de governance is aan de dienst Informatie Expertise Centrum (IEC) gevraagd een archiefvisie en informatiebeheerregeling op te stellen voor de gehele universiteit.
Deze bestaat uit de volgende belangrijkste elementen:

  • Digitaal werken betekent ook digitaal archiveren: wij streven ernaar om geheel digitaal te werken. Dit doel vraagt om een organisatiebrede visie op digitaal archiveren dat onderdeel uitmaakt van het informatiebeleid en past binnen onze Enterprise Architectuur. 
  • Digitaal archiveren is een essentieel onderdeel van governance en compliance: we hebben een goed digitaal archief nodig om verantwoording over ons handelen te kunnen geven. Dit is ook wettelijk verplicht. Daarom wordt de kwaliteit van het digitale archief geborgd door kwaliteitszorg. Dit gebeurt in de organisatie zelf door een kwaliteitsadviseur. De kwaliteit van analoge informatie wordt jaarlijks door de Erfgoedinspectie gemonitord. 
  • De digitale werkomgeving wordt ingericht rond werkprocessen: procesgericht digitaal werken betekent dat er procesgericht digitaal gearchiveerd wordt. 
  • Werkprocessen en de daaruit voortvloeiende documenten/ informatieobjecten, de bewaarplaats, de bewaartermijnen en de classificatie (openbaar, vertrouwelijk of geheim) worden vastgelegd in een Documentair Structuur Plan (DSP). 
  • Na beëindiging van het werkproces worden alle daaruit voortvloeiende informatieobjecten tegelijkertijd gearchiveerd, volgens het principe ‘eenmalig opslaan, meervoudig gebruiken’. 
  • Het digitale archiveren vindt plaats in twee stappen:
    Dynamisch archief: Na afronding van het werkproces worden de archiefwaardige informatieobjecten in een dynamisch archief geplaatst.
    Pre-depot: Is een informatieobject niet meer actueel, dan wordt dit object overgebracht naar het pre-depot, dat gebruikt wordt voor blijvend en/of langdurig te bewaren informatieobjecten. Het pre-depot is een opslagruimte voor informatieobjecten waarin deze zodanig worden opgeslagen dat integriteit en authenticiteit ervan voor de lange termijn kan worden gewaarborgd. 
  • Archiveren mag op voorwaarden in een bronapplicatie: niet alleen in de Records Management Applicatie (RMA) bevindt zich immers archiefwaardige informatie. Ook in andere bronapplicaties binnen de organisatie is het toegestaan archiefwaardige informatie te beheren. Dit kan alleen na toetsing of de bronapplicatie voldoet aan de voorwaarden die de organisatie aan digitaal archiveren stelt. Denk hierbij onder meer aan toepassen selectie en vernietiging, en auditing. 

Samenwerking intern
De archiefvisie wordt breed gedragen binnen de universiteit. Gegevensmanagement, informatiemanagement, documentmanagement, het maakt niet uit: we hebben allemaal een gezamenlijk streven om een zo optimaal mogelijke lifecycle voor archiefwaardige informatieobjecten te creëren. We merken daarom ook steeds meer dat er vele raakvlakken zijn tussen archiveren en de taken van het CIO-office.2 Dat uit zich in samenwerking waardoor we van elkaars expertise kunnen profiteren. Het Informatie Expertise Centrum speelt niet alleen een rol in advisering maar we initiëren ook. Dit is bijvoorbeeld terug te zien in de opzet van een van de programma’s die binnen de universiteit lopen: het programma Verzekerd Digitaal Werken. Onze dienst is grotendeels verantwoordelijk voor het programmamanagement in nauwe samenwerking met CIO-office.

Archiefproces TU/e
Figuur: Archiefproces TU/e

Enkele verschillen en overeenkomsten tussen diverse (semi)overheidsinstanties
Onderzoek en onderwijs zijn de hoofdtaken binnen een universiteit. Onderzoek vindt bij ons plaats in gesloten laboratoria, maar ook op de campus zelf. De campus wordt bijvoorbeeld gebruikt als living lab om onderzoek te doen naar duurzame oplossingen. Bij het doen van onderzoek komt veel kijken. Er moet ook wat informatie betreft veel bewaard worden. Onderzoeksinformatie kan om verschillende redenen bewaard worden:

  • Gedragscode vraagt om goede archivering: alle universiteiten van Nederland hanteren de Nederlandse gedragscode wetenschapsbeoefening.3 Deze code vraagt om een goede archivering van onderzoeksdata. Als de integriteit van onderzoek in twijfel getrokken wordt, moet immers herleid kunnen worden hoe het onderzoek tot stand is gekomen. Naast de definitieve dataset bewaart de organisatie ook alle tussentijdse versies en wijzigingen. Dit gaat om een hele grote hoeveelheid data. Hier kunnen wij als recordmanager geen rol in spelen. Het is simpelweg te specialistisch om hier goed advies over te kunnen geven. Vandaar dat we binnen onze dienst collega’s hebben die zich specifiek met research data management maar ook met open access4 bezighouden. 
  • Verzoek van funders: onderzoeksinformatie kan ook op verzoek van zogenaamde funders bewaard blijven. Bedrijven, organisaties, subsidieregelingen in binnen en buitenland kunnen voor onderzoeksgeld zorgen. Deze partijen kunnen ook eisen stellen aan het eventuele hergebruik en aan de openbaarheid of juist geslotenheid van onderzoeksinformatie. 

Binnen ons vakgebied spelen binnen het deelgebied onderwijszaken, zoals het stroomlijnen en digitaliseren van onderwijslogistiek en het juist archiveren van bijv. toetsresultaten, een belangrijke rol. Denk bijvoorbeeld aan het realiseren van digitaal toetsen. Het is niet zo dat op elke universiteit het toetsproces gelijk loopt. Hetzelfde geldt voor aanmeldingen van studenten. Daarom is het lastig om binnen onderzoek en onderwijs processen te standaardiseren. Resultaten van studenten zijn archiefwaardig volgens het Basisselectiedocument Wetenschappelijk onderwijs 1985. Vandaar dat recent door onze afdeling is geadviseerd bij de aanschaf van een nieuw studenteninformatiesysteem. Het archiveren van gegevens binnen onderwijs gebeurt in diverse bronapplicaties, maar onder de streep gebruiken we wel dezelfde richtlijnen. Zo wordt voldaan aan archiefwettelijke afspraken.

Naast verschillen herken ik ook overeenkomsten tussen verschillende (semi)overheidsorganisaties. Ook wij moeten naar de toekomst kijken. Zaken als digitalisering, huisvesting (steeds meer studenten weten ons te vinden), plaats- en tijdonafhankelijk werken zijn belangrijke punten. Dit zijn zaken die ook in andere overheidsinstanties spelen. Ook kennen wij aan de kant van de bedrijfsvoering overeenkomstige archiefwaardige informatie als bij andere overheidsinstanties. Denk hierbij bijvoorbeeld aan personeelsgegevens, financiële gegevens, contractmanagement, klachtenafhandeling. We zoeken naar een goede plek in het Document Management Systeem (DMS) of Records Management Applicatie (RMA) om deze vast te leggen.
Een ander punt dat in onze organisatie speelt is de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG-wet). We zoeken naar een manier hoe we kunnen omgaan met deze nieuwe wetgeving in combinatie met de gestelde Archiefwet en archiefregelgeving. Andere overeenkomsten die er zijn: het opstellen en beheren van een documentair structuurplan, het opzetten en uitvoeren van kwaliteitszorg, archiefinspectie door in ons geval de Erfgoedinspectie, overbrenging van archiefwaardige informatie etc.

Samenwerking extern
Landelijk gezien staan wij niet alleen om alle ontwikkelingen en gevraagde vooruitgang bij te houden. De overeenkomsten tussen de verschillende universiteiten in Nederland groeien en de verschillen nemen af. Gezamenlijke aanpak is hierin het streven. Zo bestaat er een landelijk samenwerkingsinitiatief van universiteiten en universitair medische centra. In diverse werkgroepen worden standaardhandreikingen en -modellen gecreëerd, waar alle organisaties in de basis wat aan hebben. Denk hierbij aan een werkgroep die een kwaliteitshandreiking opstelt maar ook een metadatamodel. Daarnaast zoeken we elkaar steeds vaker op om te kijken hoe informatiebeheer aangepakt wordt. Zo kunnen oplossingen door universiteiten aangedragen, breder gebruikt en benut worden.

Tot slot
Doordat onze processen alles behalve standaard zijn, worden we gedwongen te zoeken naar innovatieve oplossingen. Daarom zouden we eens ook wat vaker met andere collega’s uit andere organisatietypen willen spreken. Het opzoeken, samenwerken en organiseren van brainstorms daagt je uit. Ik heb gemerkt dat je veel van elkaar kunt leren wat betreft aanpak en keuzes. Ook al werkt iemand niet in dezelfde soort organisatie als dat jij doet, dat betekent niet dat je niet door elkaar geïnspireerd kunt raken. Door te laten zien hoe het informatiebeheer binnen onze universiteit geregeld is, hoop ik op herkenning en roep ik op om de dialoog breder op te zoeken. Dus, zoek elkaar op, op LinkedIn, het net en help, verras, verbaas elkaar en leer van elkaar.

m.j.a.v.d.boom@tue.nl, M.J.A. van der Boom werkt als recordsmanager/kwaliteitsadviseur bij het informatie Expertise Centrum (IEC) van de Technische Universiteit Eindhoven.


Noten

1 Zie: https://www.erfgoedinspectie.nl/toezichtvelden/archieven/geinspecteerde-instellingen/publiekrechtelijke-zelfstandigebestuursorganen

2 Definitie CIO-office: Het CIO-office is opgericht om de informatievoorziening van de TU/e te ondersteunen bij het behalen van de in de informatiestrategie geformuleerde ambities. Deze strategie wordt gerealiseerd als onderwijs, onderzoek en valorisatie centraal staan en de bedrijfsvoering de ontwikkeling daarin helpt versnellen.

3 Zie: https://www.vsnu.nl/wetenschappelijke_integriteit.html

4 Open access is een vorm van wetenschappelijk publiceren waarbij wetenschappelijke informatie voor lezers zonder kosten online beschikbaar is.