Webarchivering in de praktijk

Webarchivering bij de gemeente Middelburg

Tekst Fieke Krikhaar

Webarchivering bij de gemeente Middelburg

Tekst Fieke Krikhaar

De website www.middelburg.nl fungeert in toenemende mate als digitaal stadskantoor waar burgers gemeentelijke informatie halen en zaken kunnen regelen. Aan de informatie op websites kunnen burgers rechten ontlenen. Websites vallen onder de Archiefwet en dienen duurzaam toegankelijk te worden gehouden. Webarchivering in archiefwettelijke zin betekent dat een website met een zorgvuldig vastgestelde frequentie wordt gearchiveerd en dat zowel de presentatie als de inhoud van de website in samenhang worden vastgelegd. Sinds 2011 archiveert de gemeente Middelburg de website één keer per week door het maken van snapshots (momentopnames) met het pakket Presurf van markt partij Capsis. Daarnaast wordt één keer per dag een snapshot gemaakt van de wijzigingen. Het mag duidelijk zijn dat dit niet voldoet aan de archiefwettelijke eis van duurzame toegankelijkheid.

Aanpak en resultaten
De pilot* bestond uit drie onderdelen. In de eerste plaats zijn er snapshots van Capsis uit 2012 opgenomen in het e-depot , zowel volledige opnames als een aantal wijzigingen. Capsis maakt gebruik van WARC-bestanden, een van de voorkeursbestanden van het Zeeuws e-depot, dus opname was geen probleem. Raadpleging lukte echter niet, niet met de viewer in het e-depot zelf en niet met een generieke Web Archive Player. De oorzaak lag in de wijze waarop de WARC-bestanden zijn opgebouwd. Capsis gaat dat aanpassen waarna de snapshots raadpleegbaar zullen zijn, onafhankelijk van de applicatie van Capsis.

Het tweede onderdeel was de ingest (oftewel de ‘opname’ [red]) van de huidige ‘dynamische’ website van de gemeente in het Zeeuws e-depot. Zowel opname als raadpleging met de Web Archive Player verliepen voorspoedig. Om de live website in het e-depot ook zonder een extern hulpmiddel te kunnen bekijken, moet de reeds bestaande functie daarvoor in het e-depot nog worden doorontwikkeld. En verder is ook gekeken naar de organisatie rond de website en archivering daarvan. Zijn de verantwoordelijkheden juist belegd en wordt er rekening gehouden met geldende wet- en regelgeving? Het antwoord op die vragen kon niet altijd worden gegeven. De gemeente overweegt om een handboek webarchivering op te stellen om het proces van webarchivering vanaf creatie tot overbrenging te kunnen borgen. Dat zal mede gebaseerd zijn op de handreiking die het Nationaal Archief nu opstelt.

Lessons learned en goede voornemens
Behalve de gemeente en het Zeeuws Archief waren ook het Nationaal Archief en Capsis bij de pilot betrokken. Vanzelfsprekend doen alle betrokkenen tijdens een dergelijke pilot veel ervaring en kennis op. Daarnaast is het ook zo dat mensen van verschillende organisaties elkaar beter leren kennen, en elkaars taal en insteek beter gaan begrijpen. Dat betaalt zich terug in het vervolg van de samenwerking bij aansluiting van deze en andere applicaties van de gemeente Middelburg op het Zeeuws e-depot.

Naast goede afspraken over de verantwoordelijkheid ontbrak ook een architectuurplaat van de website. Voor een website worden allerlei bronnen gebruikt en ook bevat deze vele links die meestal niet als onderdeel van de website worden gearchiveerd. Nadat de website is gearchiveerd, bestaat de interactieve functie van de website niet meer, maar de mogelijkheden die er waren moeten nog wel te zien zijn.

En als laatste bleek tijdens de metadatering dat TMLO minder geschikt is voor de archivering van websites. In principe dienen alle zoekmogelijkheden van een live website ook aanwezig te zijn in een gearchiveerde website. Als input voor het toekomstige handboek webarchivering zijn er tijdens de pilot een paar uitgangspunten voor toegankelijkheidseisen geformuleerd:

• goede beschrijving op hoofdlijnen met vermelding van de data van de gearchiveerde website in een boomstructuur; 
• presentatie en inhoud in samenhang vastgelegd en bewaard waarbij het archivistisch principe van het handhaven van de oude orde in tact blijft. 

Aan het einde van de pilot heeft een presentatie en bespreking plaatsgevonden van deze pilot in relatie tot andere ervaringen en de landelijke ontwikkelingen. Bij deze bijeenkomst waren ook het Stadsarchief Rotterdam en het Regionaal Archief Dordrecht aanwezig die met dezelfde vraagstukken bezig zijn. Tot slot zijn de resultaten gepresenteerd tijdens een bijeenkomst van het Zeeuwse informatienetwerk op 27 juni 2017.

Webarchivering bij het Regionaal archief Nijmegen

Tekst Henk Trapman

In 2016 heeft het Regionaal Archief Nijmegen (RAN) een begin gemaakt met het vanuit cultuurhistorisch belang archiveren van particuliere websites. Daarbij is het de bedoeling om uiteindelijk te komen tot een representatieve verzameling websites van Nijmeegse personen, instellingen en onderwerpen. De uitgekozen websites worden ‘geharvest’ met behulp van het zogeheten Web Archieven Dashboard (WAD) van webarchiveringsbedrijf GW Crossmedia, dat ook zorgt voor hosting van de gearchiveerde sites. Het WAD is bedoeld voor periodieke snapshots om de informatie en vormgeving van de website van dat moment te bewaren. De websites worden zo compleet mogelijk gearchiveerd, inclusief vormgeving, beeld- en geluidsmateriaal en links. Daardoor blijven de websites functioneel, en ogen en werken ze als echte websites. Door het archiveren periodiek te herhalen, bijvoorbeeld maandelijks of jaarlijks, ontstaan meerdere momentopnamen van dezelfde website.

Aanpak
Het RAN wil de gearchiveerde websites in het collectiebeheersysteem Atlantis beschrijven, in de eigen studiezaal beschikbaar stellen en zo mogelijk ook online publiceren. Om hiermee een goed begin te maken is het RAN te werk gegaan volgens de scrummethode. Daarbij houdt een klein team van medewerkers gedurende een kort tijdsbestek (enkele weken) de agenda’s vrij om zich vanuit de eigen disciplines (inventarisatie, dienstverlening) onder leiding van een scrummaster te buigen over een overkoepelend vraagstuk (beschikbaarstelling van gearchiveerde particuliere websites). De medewerkers rapporteren dagelijks aan de scrummaster en aan elkaar over de voortgang en de problemen die zij tegenkomen. Zo wordt toegewerkt naar het beoogde resultaat: de publicatie van de eerste gearchiveerde websites binnen de omgeving waar deze mogen worden bekeken.
Het scrumproject is begin 2017 succesvol afgerond en heeft geleid tot de online publicatie van twee gearchiveerde websites via de digitale studiezaal van het RAN. De rechthebbenden gaven toestemming voor publicatie, waardoor het online beschikbaar stellen van de websites mogelijk werd.

Vraagstukken
De vraagstukken die tijdens het project naar voren kwamen waren veelal archivistisch van aard. Om te beginnen kwam het verschil tussen de website als archiefdocument en de website als onderdeel van een collectie aan de orde. De beide online gepubliceerde websites maken deel uit van een archief. Websitearchivering kan als een mogelijk alternatief worden gezien voor de verwerving van met name kleinere, vaak bewerkelijke particuliere archieven. Zo is het denkbaar dat bij een amateurvoetbalclub kan worden volstaan met de archivering van de website waarop deze vereniging al zijn informatie (uitslagen, wedstrijdverslagen, foto’s etc.) heeft gepubliceerd. Gearchiveerde particuliere websites, waarbij niet wordt verwacht dat van de betreffende persoon of instelling nog meer archiefmateriaal zal worden geacquireerd, kunnen worden samengevoegd tot een collectie websites. Een tweede vraagstuk betrof de beschikbaarstelling van de gearchiveerde websites binnen de eigen muren in de studiezaal of online via de website van het RAN. De gebruiks mogelijkheden van een gearchiveerde website zijn doorgaans beperkt vanwege de auteursrechten. Bij de twee gepubliceerde websites was er één contactpersoon die uitsluitsel kon geven over de rechten, waardoor het eenvoudig was om toestemming te krijgen voor online publicatie. Bij de meeste gearchiveerde sites blijkt dat bij de totstandkoming van deze websites niet of nauwelijks iets is vastgelegd met betrekking tot auteursrechten van de betrokken partijen. In die gevallen zullen de websites vooralsnog alleen binnen de muren van het RAN beschikbaar komen.

Er waren ook wensen ten aanzien van uitbreiding van de zoekmogelijkheden naar en in gearchiveerde websites op de publiekspagina van de website van het RAN. De bezoeker zou niet alleen moeten kunnen zoeken naar gearchiveerde websites, maar ook door de inhoud (full-text) van meerdere websites. Bij keuze voor de laatste optie zou een geavanceerd zoekscherm moeten verschijnen. Met de huidige technische middelen bleek een en ander echter nog niet realiseerbaar.

Het resultaat van het project is een opmaat voor het formuleren van verder beleid met betrekking tot websitearchivering door het RAN, waarbij er definitieve acquisitiecriteria moeten worden vastgesteld en de frequentie van archivering per gearchiveerde site moet worden bepaald. De focus van het project lag op de beschikbaarstelling van de gearchiveerde sites. Vanuit de website van het RAN wordt nu gelinkt naar de extern gehoste sites. Het is de wens van het RAN om de WARC-bestanden van de gearchiveerde websites op termijn zelf te beheren, duurzaam op te slaan in een e-depot en ze van daaruit beschikbaar te stellen.

f.krikhaar@zeeuwsarchief.nl, Fieke Krikhaar is programmacoördinator van het e-depot Zeeuws Archief.

h.trapman@nijmegen.nl, Henk Trapman is werkzaam als coördinator audiovisuele collecties bij het Regionaal Archief Nijmegen.

Noot

• Het rapport van deze pilot is te vinden via: http://www.zeeuwsarchief.nl/media/uploads/e-depot/20170627_eindrapport_pilot_webarchivering_gemeentemiddelburg_zeeuwsarchief_versie_1.0.pdf