12 januari 2012

Webcasting van vergaderingen

image for Webcasting van vergaderingen image

Dementerende overheid

Dementerende overheid
Notulen van een vergadering woordelijk verslaan maakt heel langzaam plaats voor het beschikbaar stellen van video- en of geluidsopnamen. Een verkort verslag of besluitenlijst wordt nog ter vaststelling aangeboden. In mijn ogen een dementerende overheid. Natuurlijk waren al die woordelijke verslagen ook onderdeel van de folklore van een raadsvergadering. We zien het nu op video: alles is al in kannen en kruiken en toch worden er in een of meerdere ronden standpunten, achtergronden, sentimenten of verklaringen afgegeven waarom men het raadsvoorstel afwijst of steunt (steunt is meestal wel korter en duidelijker).

Interactieve overheid met web conferencing
Een raadsvergadering met insprekers op de tribune kan al tot het verleden behoren. De techniek biedt volop mogelijkheden. Hoewel het bestuur de ambtelijke organisatie belast met bestuurlijke vernieuwing vinden de commissie- en raadsvergadering nog tribaal plaats. Het stamhoofd bepaalt de agenda en we moeten nog naar het dorpsplein komen om op zijn hoogst ‘gehoord’ te worden.
Een interactieve overheid past het om met haar tijd mee te gaan, ik noem hierbij enkele opties:

  1. Via broadcasting (kabel tv) zijn raadsvergaderingen al vaker integraal te bekijken en op sommige plaatsen ook ‘uitgesteld’ te bekijken.
  2. Webcasting of met remote toegang (tijdelijk of op basis van abonnement) tot ‘live’ opnamen van een raadsvergadering.
  3. Webcasting in dubbel beeld, waarbij documenten en presentaties integraal in beeld komen met daarnaast de spreker afgewisseld met sfeerbeelden van de zaal.
  4. Wat we nog (te) weinig zien is inzet van:
    a een webinar, waarbij beperkte interactie mogelijk is, inclusief het doen van ‘polls’ en vraag- en antwoordsessies;
    b anonieme deelname van buiten de vergadering (mogelijkheden zijn er door inzet van Voice over IP);
    c hoorzittingen in de vorm van ‘online workshops’;
    d whiteboard met annotation (smartboards);
    e textchat-mogelijkheden met deelnemers en actoren rond de vergadering.

Er zijn nog veel kansen voor de democratie te verzilveren.

Stappen in spraakherkenning

Indexeren
De video- en of geluidsfragmenten die beschikbaar worden gesteld bevatten geen of een heel globale index; een index bijvoorbeeld over tijdstippen of duurmomenten, waarop een agendapunt is behandeld. Een uitgebreide index bevat ook de sprekers die na elkaar het woord hebben gevoerd. Vrijwel geen raadsvergadering bevat zoekopties, waarmee je op basis van beeldherkenning (van de spreker) of op basis van de naam van de spreker kunt zoeken; de naam wordt meestal nog wel door de voorzitter uitgesproken om de spreker het woord te geven. Daarmee is het terugvinden van een bepaald fragment voor de gebruikers en de beheerorganisatie zo’n lastige klus dat dit slechts bij hoge uitzondering wordt gedaan.
Met behulp van dictation kan een gesproken vergadering omgezet worden in een woordelijk verslag. Indien de spraakherkenning een percentage van meer dan 95 haalt, heeft dit nut. Om deze score te behalen is het noodzakelijk om de software die dit werk uitvoert te trainen. Dit trainen kan door twee jaargangen raadsvergaderingen gewoon door de machine te halen.
Trainen is vooral nodig om woordafbreking goed uit te voeren. Een technische verhandeling hierover kan gemakkelijk geïllustreerd worden met de afbeelding op pagina 12.
De opgenomen spraak wordt in drie slagen tot woorden gemaakt: opnemen, woordgrenzen bepalen en woorden bepalen. De software traint hiermee zichzelf en bouwt spraakherkenning op namen, personen en uitspraak op. Het kost een ervaren medewerker wel drie dagen werk om na elke vergadering de correcties aan te brengen, zodat bij een volgende vergadering het bijgeleerde in praktijk kan worden gebracht. In mijn ogen mooi werk, want dan hebben we die demente twee jaar ook weer bijgewerkt in de woordelijke verslaglegging.
Nog geavanceerder zijn de systemen waarbij de betreffende documenten waarover wordt gesproken, de schriftelijk uitgeschreven teksten die raadsleden mogelijk hanteren en wellicht de bijbehorende digitale dossiers – als die voorhanden zijn –, aan de software beschikbaar worden gesteld. Deze worden via OCR omgezet in tekst en dienen als trainingsmateriaal.

Actieplan
De opdrachtgevers, griffiers en informatiebeheerders starten met het maken van een business case, waarin de scope, de relevantie en de kwalitatieve en economische kosten worden afgewogen en besluiten vervolgens hier wel of geen werk van te maken.
Daarna kunnen marktpartijen die al betrokken zijn bij webcasting uitgedaagd worden om een meer integraal pakket aan te bieden tegen aanvaardbare kosten. Leveranciers die zowel indexeren als webcasting als kracht hebben, komen langzaam op de markt. Leveranciers van webcontentsystemen (DMS/RMA reken ik daarbij gemakshalve al tot één groep) lijken nog zeer beperkt de mogelijkheden van indexeren met behulp van taxonomie en thesaurus te ‘hoeven’ ondersteunen. Informatiebeheerders kennen de structuur en de eindgebruikers gebruiken het systeem beperkt. Dus de behoefte lijkt niet urgent. Zij zullen hiervoor wellicht ook voorlopig niet worden bevraagd en missen de boot.

aplat@hermes-am.nl