, 24 januari 2020

Weg met die e-mails

image for Weg met die e-mails image Prikkel

Het opslaan en archiveren van e-mails is een groot probleem in overheidsland. Op rijksniveau loopt er zelfs een programma om de e-mails van alle sleutelfunctionarissen (wat dat dan ook mag inhouden) automatisch te archiveren. Dit levert natuurlijk de nodige problematiek op, zoals wat doe je met alle privémails? Deze moeten door de medewerkers zelf binnen een bepaalde tijd worden verplaatst of verwijderd uit de inbox. Maar hoe sla je dan al die berichten op? Als een grote dump? Want het lijkt me niet mogelijk om dit op onderwerp, laat staan op zaak, te ordenen. Ambtenaren grossieren nu eenmaal niet in het aanbrengen van structuur, al helemaal niet in de Outlookmailbox. Ik denk dat e-mailarchivering, zoals we daar nu naar kijken, een doodlopende weg inslaat. Ik stel voor dat we hier eens even heel radicaal mee omgaan: laten we alle e-mailboxen na een x periode automatisch schonen. Het probleem van het opslaan van elektronische berichten (eigenlijk slaat dit op alle soorten informatie) is dat wij als ambtenaren ons niet altijd meer eigenaar voelen van onze informatie. Eigenaarschap suggereert ook zorgdragerschap. Als je informatie creëert in het kader van een interne vraag of verzoek van de burger, dan ben jij zelf verantwoordelijk voor correcte dossiervorming (dat is zeker niet de verantwoordelijkheid van een DIV of het informatieteam). Laten wij als informatieprofessional ophouden met alsmaar zeuren of mensen alsjeblieft hun e-mails correct willen opslaan. E-mailboxen automatisch schonen is de oplossing. Natuurlijk is dit even schrikken voor onze collega’s en natuurlijk zullen we in het begin tegen juridische issues aanlopen (waar is de e-mail die ik voor de Wob-procedure moet aanleveren?), maar ik verwacht dat dit probleem tijdelijk is. Daarbij: op dit moment leveren we als overheid ook niet altijd alle informatie voor Wob-procedures aan (of veel te laat). Een wake-upcall voor de gemiddelde ambtenaar en daardoor veel eerder bereidheid om zijn of haar e-mails toe te voegen aan het juiste dossier of de correcte zaak. Het enige dat wij moeten doen als informatieprofessional is zorgen voor goede communicatie en aandacht hebben voor het verandertraject (naast een goede architectuur van koppelingen tussen mailboxen en DMS/ zaaksysteem). Maak iedereen weer verantwoordelijk voor zijn of haar informatie. Mijn idee: e-mails, weg ermee!