1 september 2010

Weg met DIV(’ers)!

image for Weg met DIV(’ers)! image

Mijn schatting is dat het nog een jaar of vijf duurt voor de DIV’er zoals we die kennen, zal zijn uitgestorven. En eerlijk gezegd hoop ik dat ook. Want het gaat niet goed met DIV; niet met het vakgebied en ook niet met de mensen die erin werkzaam zijn. En ja, ik schreef het al eerder, dat is allemaal de schuld van die vermaledijde computers, het internet, IT’ers die maar nieuwe technologie blijven aanslepen en proceseigenaren die hun verantwoordelijkheden niet serieus nemen. Dat zal allemaal best. Maar dat neemt nog steeds niet weg dat we een knoeperd van een probleem hebben.

Mijn schatting is dat het nog een jaar of vijf duurt voor de DIV’er zoals we die kennen, zal zijn uitgestorven. En eerlijk gezegd hoop ik dat ook. Want het gaat niet goed met DIV; niet met het vakgebied en ook niet met de mensen die erin werkzaam zijn. En ja, ik schreef het al eerder, dat is allemaal de schuld van die vermaledijde computers, het internet, IT’ers die maar nieuwe technologie blijven aanslepen en proceseigenaren die hun verantwoordelijkheden niet serieus nemen. Dat zal allemaal best. Maar dat neemt nog steeds niet weg dat we een knoeperd van een probleem hebben. En mijn vraag is: wat gaan we daaraan doen?

Brand!
Een eenvoudige manier om de aard en omvang van het probleem te illustreren, is een brandalarm. Dit venijnige maar zéér effectieve trucje leerde ik van een professor die ik hoog heb zitten. Steek een vuurwerkfabriek, gevangenis of horecagelegenheid in de brand en zorg dat u binnen 15 à 30 minuten àlle, maar dan ook echt àlle, relevante informatie boven water heeft. Als u niet beschikt over een vuurwerkfabriek, gevangenis of horecagelegenheid, of gewetensbezwaren voorziet bij de uitvoering van deze oefening, mag u van mij ook doen alsof. Maar dan niet smokkelen: doe alsof de duivel zelf u op de hielen zit!

Met àlle informatie bedoel ik natuurlijk meer dan een bouwtekeningetje. Welke vergunningen zijn er afgegeven, waarvoor, door wie en op welke gronden, wie zijn de verantwoordelijke directeuren/eigenaren, wie werken/verblijven er, welke bedrijven grenzen aan het object (met dezelfde informatievragen als voor het getroffen object), wie wonen er in een straal van 100 meter, in welke gezinssamenstelling, welke leeftijd, invalide of hulpbehoevend, nationaliteit, welke infrastructuur is nodig of wordt bedreigd, wie beheert die, etc.

Is uw organisatie in staat de antwoorden op al dit soort vragen binnen die termijn van 15 à 30 minuten te produceren? Nee? Dan kunt u alleen maar hopen dat de hulpdiensten zich het figuurlijke vuur uit de sloffen lopen en dat de schade meevalt.
Maar u krijgt dan van mij nog een herkansing. U mag dan niet in staat zijn de hulpdiensten te helpen, maar misschien kunt u uw burgemeester nog helpen die morgen tegenover NOS, RTL en SBS moet uitleggen hoe dit toch heeft kunnen gebeuren, onder het wakend oog van het ambtelijk apparaat. Probeert u daarom alsnog eens binnen, zeg, 12 uur alle relevante informatie boven water te krijgen. Als dat laatste wel lukt, bent u al een heel eind op weg en is uw probleem een stuk kleiner dan dat van overheden, die dagen, of zelfs weken, nodig hebben om de onderste steen boven te krijgen.

Wat heeft dit met DIV te maken? Ik hoop eigenlijk dat niemand die dit stukje leest, zich die vraag stelt. En eigenlijk zou ik de vraag willen omdraaien: wat vindt ù, DIV’er, hierin ùw verantwoordelijkheid? Natuurlijk, u gaat uw stinkende best doen om alles wat aan u wordt gevraagd uit uw fysieke of digitale dynamische, semistatische en statische archief op te diepen. En wat er niet in zit, kunt u er ook niet uithalen, toch?

Oude DIV versus Nieuwe DIV
In de gesprekken die ik over dit soort thema’s met DIV’ers voer, merk ik dat er twee stromingen zijn. Vergeef mij, maar ik noem ze even heel oneerbiedig ‘Oude DIV’ en ‘Nieuwe DIV’. Oude DIV hanteert de strikte, klassieke taakopvatting; vereenvoudigd: registreren wat er binnenkomt, zorgen dat het op de goede plek komt, registreren wat eruit gaat en bewaren wat bewaard moet worden. En daarbij geldt bovendien: alles wat niet wordt ‘gebracht’ bij DIV, wordt dùs niet door DIV geregistreerd of bewaard.

Tja. Daar valt geen speld tussen te krijgen. Dat ìs de aan DIV toebedeelde rol. Dat afdelingen software gaan gebruiken waarmee hele dossiers in databases verdwijnen, kan DIV niet worden aangerekend. En het is ook niet de schuld van DIV dat burgers en bedrijven via internet met de overheid zijn gaan communiceren, dat aanvragen ineens via e-formulieren rechtstreeks op een afdeling binnenkomen, dat ambtenaren direct met burgers en bedrijven e-mailen, dat vragen worden beantwoord via telefoon of chat. En welke 2.0-idioot kwam op het onzalige idee dat bestuurders moesten gaan bloggen, of, nog erger, twitteren? En dan heb ik het nog maar niet over de enorme digitale afvalbelt die in de afgelopen twintig jaar is ontstaan op afdelingsschijven, in persoonlijke mappen, op USB-sticks en tegenwoordig zelfs ‘in de cloud’. Niemand die eraan gedacht heeft DIV te vragen hoe ze op al die aspecten daar nou eens een beetje zorgvuldig mee om zouden kunnen gaan. Ja, dan is het nu een puinhoop, maar da’s dan mooi ‘eigen schuld, dikke bult’. Als ze ons, Oude DIV, eerder om advies hadden gevraagd, was het nooit zo ver gekomen.

Deze redenering klopt als een zwerende vinger. Maar ondertussen weten de spuitgasten niet waar ze op moeten mikken, heeft de politie geen idee welke deur ze moeten forceren omdat de bewoner doof is en zal de twitterende burgemeester de pers niet meer kunnen vertellen dan dat ‘een diepgaand onderzoek naar de oorzaak van deze tragische ramp’ zal worden ingesteld.

Nieuwe DIV ziet dit met lede ogen aan. Ook Nieuwe DIV ziet wat er allemaal mis is gegaan in de afgelopen decennia van digitalisering. Maar in plaats van zich druk te maken over hoe het allemaal anders had gemoeten, kijkt de Nieuwe DIV’er liever vooruit: hoe krijgen we de zaak weer op orde? Zonder te kissebissen over de schuldvraag, is de Nieuwe DIV’er vooral bezig met de vraag hoe de mogelijkheden die alle nieuwe technologieën hebben gebracht en nog brengen, kunnen worden verenigd met de primaire taak van DIV: het geheugen – en soms geweten – zijn van overheidsorganisaties.

Nieuwe DIV wordt daarin helaas niet geholpen door de toon die is gezet door Oude DIV. Het aanzien van DIV in de meeste overheidsorganisaties is gering, omdat Oude DIV geen deskundig en proactief gesprekspartner bleek in vraagstukken die de ‘digitale wereld’ betreffen. Oude DIV is te lang blijven hangen in de wereld van (analoge) documenten en digitaal links en rechts ingehaald door IT’ers, informatiemanagers en niet in de laatste plaats door de eindgebruikers zelf. In de meeste organisaties is het imago van het vakgebied DIV en de DIV’er (Oud of Nieuw) dan ook naar de vaantjes.

Wat wordt het plan?
Dit is mijn eigenlijke reden voor het schrijven van dit stuk. Want het is heel leuk hoor, al deze bespiegelingen over hoe het zo gekomen is, maar het probleem dat wordt geschetst is levensgroot. En wordt met de dag groter, want in elke overheidsorganisatie komen er dagelijks vele honderden megabytes aan informatie bij die – als we niets doen – onvindbaar in een digitaal zwart gat verdwijnen. En het wrange is dat je steeds vaker Nieuwe DIV’ers treft met frisse, goede ideeën, die staan te popelen om het voortouw te nemen in het vangen en structureren van al die bits en bytes. De initiatieven die ze daarvoor ontplooien stranden echter vaak. Hetzij omdat ze gevangen gehouden worden door Oude DIV, dan wel omdat het vakgebied of de afdeling DIV binnen hun organisatie zo ‘besmet’ is geraakt, dat niemand meer wil luisteren. Met als gevolg dat Nieuwe DIV’ers op enig moment eieren voor hun geld kiezen en hun kwaliteiten ergens gaan inzetten waar die wél worden gewaardeerd. Daarmee is de cirkel rond en de teloorgang van DIV een feit. En het probleem nog steeds niet opgelost.

Wij – vanuit BREED – weigeren ons daarbij neer te leggen. Nog nooit was de nood zo hoog en de redding zo nabij. De cirkel móet doorbroken worden.

Uitnodiging
Daarom Nieuwe DIV’ers aller overheidsorganisaties, verenigt u! BREED nodigt jullie uit om te breken met het besmette DIV-verleden en uzelf en uw vakgebied opnieuw uit te vinden.
Een vakgebied dat zo nodig is in deze roerige digitale tijden.
Daarom nodigen wij jullie uit voor een bijeenkomst die op 10 november zal worden georganiseerd door BREED onder de noemer #DIVUP10. Hier kunnen Nieuwe DIV’ers elkaar treffen en van gedachten wisselen over het vakgebied. Maar, als het aan ons ligt, ook zullen besluiten dat een nieuwe geëmancipeerde DIV-beweging nodig is om de problemen waarmee vrijwel elke overheidsorganisatie kampt, op te lossen.

Bent u die Nieuwe DIV’er? Ga dan naar BREED en meldt u aan voor deze bijeenkomst.

Mark van den Broek (http://in.spiratie.nl), namens de redactie van BREED
breednetwerk@gmail.com

BREED
BREED is een netwerk voor kennisuitwisseling, discussie en best practices op het gebied van (D)IV, Records Management en Informatie Management. Word lid van BREED! Sluit je bij ons aan via http://bhiccommunity.ning.com en praat mee over (nieuwe) ontwikkelingen in het vakgebied.