Anna van Lankvelt is adviseur digitaal informatiebeheer en Vincent Hoolt is senior adviseur recordkeeping bij het Nationaal Archief
Spanje, 2023, Salamanca, de kathedraal. Deelnemers aan het DLM Forum, inclusief de auteurs van dit artikel, krijgen een tour door de archieven. Likkebaardend bekijken we schitterende oude tekeningen, muziekinstrumenten en boeken. Waaronder een gelakt exemplaar van de Lof der Zotheid van Erasmus. (Het lakken was in dit geval gedaan door censurerende monniken in de 17de eeuw.) Een van ons stelt de vraag: hebben jullie ook een digitaal archief?’ Een blik van onbegrip volgt. Onze rondleider wijst op een paar cd-roms en we zien een oud type pc. Daar blijft het antwoord bij. Maar is de archiefwereld van nu wel zo veel verder?
Het Nationaal Archief ontwikkelt momenteel een procedure voor het verkrijgen van een ontheffing van overbrenging. Ontheffing van overbrenging is een mogelijkheid binnen de nieuwe Archiefwet en is ingevoerd om een bestaand probleem te verhelpen. Enkele overheidsorganisaties in Nederland hebben namelijk gegevensverzamelingen in beheer die ze niet overdragen aan hun archiefinstelling. En overigens ook buiten Nederland; in hetzelfde Salamanca gaven we een presentatie over de ontheffing aan belangstellenden uit heel Europa.
Huidige situatie
In sommige gevallen is niet-overdragen verdedigbaar. Bijvoorbeeld als een gegevensverzameling niet goed deelbaar is. Overbrengen van het deel dat ouder is dan 20 jaar zou ernstig afbreuk doen aan zo’n verzameling. En daarmee aan het werk van de overheidsorganisatie. Of er zijn wetten in het spel die een taak opleggen waarvoor het in eigen beheer hebben en houden van de gegevensverzameling cruciaal is. Er is dus sprake van een juridisch limbo: in principe moet overgebracht worden, maar er zijn geen middelen om dit af te dwingen. Aan de huidige situatie kleven belangrijke nadelen: er is onduidelijkheid over wat kan en mag binnen de wetgeving, de burger moet op verschillende plaatsen op zoek naar informatie. En er zijn geen mogelijkheden voor archiefbewaarplaatsen om te controleren dat deze organisaties hun gegevensverzamelingen duurzaam toegankelijk houden. Is de ontheffingsmogelijkheid binnen de nieuwe Archiefwet het wondermiddel voor deze problemen? Dat niet. Maar het biedt wel meer mogelijkheden voor duidelijkheid, toezicht en openbaarheid. Aan de ontheffing zijn eisen verbonden. Om een ontheffing te verkrijgen moet de gegevensverzameling allereerst ontvankelijk zijn binnen de kaders van de nieuwe wet. Vervolgens moet de overheidsorganisatie aantonen dat er “adequate voorzieningen” zijn getroffen (artikel 5.6 nieuwe Archiefwet) om de verzameling duurzaam toegankelijk te houden en beschikbaar te stellen.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 36. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
Beeld: Shutterstock
