In een wereld die wordt overspoeld met informatie is effectieve archivering van cruciaal belang. Iedereen moet erop kunnen vertrouwen dat informatie beschikbaar is, en blijft. Archiveren by design heeft de afgelopen jaren naam gemaakt als benadering om informatiebeheer te verbeteren. Het onderschrijft dat archivering niet alleen een handeling achteraf is, maar een essentieel onderdeel in de architectuur van informatiemanagement waarover we vooraf al moeten nadenken.
De kern van archiveren is simpel: als je informatie niet goed beheert, heb je er niets aan. Documenten, contracten, bonnetjes, transcripties, sms’jes en rechtbankverslagen kunnen later van waarde blijken. Waar we deze stukken tot een aantal jaar geleden achteraf ordenden in klassieke archiefkasten in de kelder, is dit in de digitale tijd een no-go. Dat levert een uitdaging op: we genereren zoveel data dat informatie achteraf terugvinden haast onmogelijk is. Daarom moet er vooraf nagedacht worden over archivering en hoe dit in te bouwen in de dagelijkse processen. Informatieprofessionals moeten nadenken over categorisering, mogelijke belanghebbenden, verantwoordelijkheid en de efficiëntie van de organisatie.
Duurzaam toegankelijk
Eric Burger, consultant informatiegovernance en recordsmanagement voor Microsoft 365: ‘Er is de afgelopen jaren veel veranderd op het gebied van archivering. Er is meer financiering vrijgekomen. En deels zijn veranderingen rechtstreeks het gevolg van affaires en schandalen. Bijvoorbeeld de sms’jes van premier Rutte, de toeslagenaffaire, de besluitvorming omtrent het coronabeleid en de manier waarop deze onderwerpen in de media naar voren kwamen. Ze droegen allemaal niet bij aan het vertrouwen in overheidsinstellingen. Parallel hieraan zijn overheidsorganisaties hun data aan het migreren naar de cloud. Ook dat proces roept nieuwe vragen en ideeën op over het nut van enorme bulken informatie en de vindbaarheid van specifieke gegevens. Belangrijk is dat je bij het procesontwerp daarom al nadenkt over het duurzaam toegankelijk maken van je informatie.’
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 32: Archiveren by design. Lees hier verder
Beeld: Shutterstock
