6 juli 2022

Neem de Wegwijzer ter hand en ga op pad

image for Neem de Wegwijzer ter hand en ga op pad image

Hoe organiseer je data en informatie zo dat hij gestructureerd is en vindbaar blijft? Hoe ben je als organisatie open en transparant richting de buitenwereld over de daarop gebaseerde besluiten? En hoe houd je (gestructureerde) data duurzaam toegankelijk? De Wegwijzer biedt suggesties om de huidige informatievoorziening van je gemeente na te lopen, te verbeteren of (deels) te vervangen om zo grip te krijgen op je informatie.

Natuurlijk wensen overheden zelf hun informatievoorziening te verbeteren. Maar daar komt bij: actuele en algemene openbare informatie van de overheid is van onschatbare waarde voor burgers, bedrijven en organisaties. Een overheid die als gesloten en geheimzinnig wordt ervaren, oogst wantrouwen. Dat kan leiden tot een groeiende kloof tussen burger en bestuur, die de democratie in gevaar brengt. Open en transparant besturen draagt omgekeerd bij aan maatschappelijk draagvlak voor beleid, vertrouwen in de overheid en de goede werking van de lokale democratie. Door publiekelijk verantwoording af te leggen over besluiten en over de inzet van middelen, laat de gemeente zien dat ze burgers serieus neemt.
Daarnaast is het actief openbaar maken en beschikbaar stellen van overheidsinformatie potentieel ook economisch van waarde. Door het gebruik van open data kunnen instellingen en ondernemers innovatieve toepassingen creëren of waardevolle nieuwe kennis genereren.

Randvoorwaarde
Een informatiehuishouding die op orde is, is een randvoorwaarde voor openheid en transparantie. Bovendien draagt de juiste informatie ook bij aan een goede en efficiënte taakuitvoering door de gemeente, aan de kwaliteit van dienstverlening en de mogelijkheden voor innovatie en datagedreven werken.

Een goede informatiehuishouding is ook van belang voor informatieveiligheid en privacy. En goed ingerichte archieven zijn van belang voor verantwoording aan toezichthouders en de gemeenteraad, voor recht- en bewijszoekende burgers en voor onderzoekers en journalisten. Daarom is het meer dan ooit van belang is om blijvend te investeren in informatiebeheer.

Wegwijzer
Om die reden sloegen VNG en diverse lokale overheden de handen ineen om in proeftuinen aan de slag te gaan met projecten rondom het organiseren van grip op informatie. In diverse projecten werd er aandacht besteed aan het uitwerken van producten om de staat van de informatiehuishouding binnen de organisaties inzichtelijk te maken en vervolgstappen te bepalen en ontwikkelen om die huishouding op orde te krijgen en houden.

Naast het ontwikkelen van nieuwe producten was er tevens het besef dat er een hoop handreikingen zijn geschreven en producten zijn uitgebracht die tot op heden onvoldoende worden benut. Voor gemeenten die 1) hun informatiehuishouding op orde willen brengen, 2) die actief openbaar willen maken en/of 3) informatie willen bewaren en duurzaam toegankelijk maken en houden, is de Wegwijzer Grip op Informatie (kort: Wegwijzer) geschreven.

Wegwijzer Duurzaamheidsbeleid Netwerk Digitaal Erfgoed  
Aan de hand van duurzaamheidsbeleid op maat wordt het mogelijk om collecties duurzaam toegankelijk te houden voor de toekomst. Indien aanpassingen worden gemaakt aan huidige werkwijzen en opslag, biedt de wegwijzer tevens handvatten om gebruik of hergebruik van data en de informatiehuishouding te optimaliseren (zie: www.wegwijzerduurzaamheidsbeleid.nl).  

Dynamisch
De Wegwijzer biedt suggesties om de huidige informatievoorziening van je gemeente na te lopen, te verbeteren of (deels) te vervangen om zo grip te krijgen op je informatie. Hij is opgesteld als een dynamische wijzer, die meermaals per jaar zal worden geüpdatet. Neem hem ter hand, bepaal de informatiepositionering van je organisatie en ga op pad! De Wegwijzer is te vinden op www.vngrealisatie.nl/onderwerpen/grip-op-informatie.

Handreiking Informatiebeheerplan Proeftuin Informatiebeheer op orde  
Een informatiebeheerplan geeft inzicht en overzicht in de informatiehuishouding en bevordert samenwerking binnen het informatiedomein. In deze handreiking staat een praktisch stappenplan om te komen tot een informatiebeheerplan. Dit stappenplan kan gestart worden vanuit verschillende startposities en bedoeld voor organisaties van verschillende grootte. Zo heeft elke organisatie de kans om overzicht te creëeren in de informatiehuishouding en deze waar nodig te verbeteren (zie: https://www.vngrealisatie.nl/onderwerpen/grip-op-informatie).   Preview: deze handreiking  wordt opgenomen in de volgende versie van de Wegwijzer Grip op Informatie, publicatie naar verwachting Q1 2021

*Dit artikel is geschreven door Eliana Schuurman en verscheen oorspronkelijk op 29 januari 2021 in Od 9.