23 maart 2015

Werken in kantoren

image for Werken in kantoren image

Arbeidsdeling

Arbeidsdeling
De samenwerking binnen kantoren en de interactie met de omgeving verandert. Kantoorwerkers hebben een enorme hoeveelheid productiviteitsverhogende applicaties tot hun beschikking. Vaak met overlappende functionaliteiten, waarbij de meerdere mogelijkheden om informatie op te slaan en te delen ons het meest boeien. Die overlap leidt tot keuzestress en veel dubbel werk. Enkelvoudige opslag en meervoudig gebruik zijn bijna niet vol te houden. Individueel voor medewerkers nauwelijks, voor organisatieonderdelen moeilijk en ‘collaboratie’ met mensen buiten de eigen organisatie leidt tot een veelvoud van opslagvormen.

De life-cycle van documenten en ons recordscontinuüm ten spijt wordt het steeds ‘gekker’. We mogen blij zijn als we de informatie in slechts vijf systemen om ons heen beheren. We zijn blijkbaar zo rijk hier in het westen, en werkgevers en CIO’s zo verknipt dat we systemen met overlappende functionaliteit blijven stapelen en de kantoren in kruien. Vijf systemen betekent ook vijfmaal beheren, autorisaties aanmaken, licentiekosten en zo nog wat meer. Het door vele van ons aangereikte DMS/RMA wordt onbruikbaar gevonden. Helaas is dat ook vaak zo. Dus hoewel dat systeem door ons wordt onderhouden, wordt het niet gebruikt. Niemand, behalve wij, kan er ook iets in vinden, het gebruiken vinden de gebruikers een ramp en verleiden tot gebruik is slechts bij een enkele organisatie enigszins succesvol.

Met de lifecycle na het kantoorproces is het ook nog niet zo best gesteld. De DMS/RMA’s bevatten 5 tot 40% van de relevante dossiers. De rest zit in hybride of andere systemen. Voor overdracht en te bewaren archief zijn we pas de laatste vijftien jaar de indexen van de archiefvormers serieus aan het hergebruiken. Dergelijke indices worden ook nog wel gewoon vernietigd. Ook in 2015 komen we nog tegen dat bij een fit-gap-analyse op bijvoorbeeld het TMLO de metagegevens uit een DMS onbruikbaar zijn. De verplichte velden komen simpelweg niet voor als we willen mappen, of ze zijn zo beroerd gevuld dat de gegevens niet betrouwbaar zijn. De documentair beheerder van vandaag bouwt de toegang van morgen: daar slagen we nog maar zelden in.

In volle gang
De beweging van arbeidsdeling is in volle gang; ik noem er enkele:
a de zelfparticiperende burger, bijvoorbeeld zaakgericht werken of procesafhandeling zonder ambtelijke tussenkomst (Belastingdienst, onderwijsstudentenadministratie/ DUO, UWV);
b de netwerkende collega met hulpmiddelen binnen en buiten de organisatie, die zelf zijn informatiehuishouding regelt omdat hij niet hoeft, wil en kan werken met bedrijfssystemen;
c de bestuurder die zijn iPadvergaderstukken in een ander systeem wil hebben, omdat het zo fijn is dat hij aantekeningen kan maken op die stukken (die al minstens driemaal zijn opgeslagen in andere systemen, maar die systemen missen net die extra functionaliteit);
d de griffier die toezeggingen bijhoudt in Excelkantoorautomatisering;
e de communicatieafdeling die publiceert op overheid.nl en op nog wat websites, soms losse documenten, andere keren dossiers in context;
f het documentair informatiebeheer in een dynamisch systeem;
g de archiefinstellingen in een statisch systeem en de aansluiting op archieven.nl (ooit APEX).

We mogen managers en big spenders in de automatisering wel dankbaar zijn dat al die softwareontwikkelaars, leveranciers, burgers en collega’s hier met plezier nog een dagtaak aan hebben. Na een verergering van de ontoegankelijkheid, dementerende overheid en gebrekkige duurzaamheid mag verwacht worden dat de overheid straks eenvoudigweg geen geld meer heeft om deze verkwisting te financieren. Veel hoop heb ik er niet op: vele rapporten spreken over ongemakken: de fragmentatie woekert welig.
Beetje jammer dat informatieprofessionals nu het veld lijken te moeten ruimen ten gunste van aanrommelende proceseigenaren, andere stafafdelingen en gebrekkige archiefkwaliteit.

Verdwijnende beroepen
We kennen allemaal de industriële economie. De mechanisering kostte al vele banen. Er kwamen ‘bubbels’ voor terug in met name de dienstverlening. Nu zitten we in de kenniseconomie. Steeds meer gegevens leiden tot informatie en veredelen zich tot kennissystemen, waarmee wijze besluiten kunnen worden voorbereid. Aan de staart van deze keten zien we de talenteneconomie. Onze unieke talenten koppelen we aan de toegevoegde waarde die we kunnen leveren.

Er is een indrukwekkende vergelijking van arbeid als gevolg van computerisering. In twintig jaar is de staalfabricage van vijf naar acht miljoen ton gestegen, met nog maar 25% van het aantal werknemers. Nu zitten we in de tijd van de ontwikkeling van de robotisering. Software neemt veel taken van de mens over. Verschil met het heden is: aanpassingsvermogen, snelheid en verandering. Beroepen wijzigen.

Het draait bij de inzet van technologie om het verminderen van economische kosten. In de nabije toekomst zien we de ontwikkeling: machines, software en robots zijn goedkoper dan mensen. In 2013 verscheen een onderzoeksrapport over de gevolgen van de computerisering, met in de bijlage een lijst met banen met grootste risico om te verdwijnen (bron: Frey en Osborn). Laag opgeleid werk wordt het eerst gecomputeriseerd. Kijk voor voorbeelden naar het, met een door de computer gemaakte, muzikaal fragment ‘Festo’. Of het voorbeeld van de Baxtercomputer. Of naar het journaal van 9 februari 2015, waarin een zelfrijdende vrachtwagen vol met technologie zich op de snelweg kan aanpassen aan de omstandigheden van auto’s voor en achter de vrachtwagen.

Op de ranglijst
De beroepen die gaan verdwijnen: librarians staan bijvoorbeeld op plek 360. Archivists op 415. Accountants en auditors op 589 en managers op 226. De tabel, en een artikel daarover, is te vinden op internet. Je vindt daar bijvoorbeeld verschillende type chauffeurs op de nummers 227, 372, 380, 431 en 525. Kortom vele beroepen gaan vervallen: de economie is onverbiddelijk ‘de winnaar’. Oplossingsrichtingen die circuleren zijn: minder werken om werk te verdelen of een vrij basisinkomen voor de niet plaatsbare arbeider, of het voorkomen van automatisering. Wij luisteren graag naar de optimisten die ervan uitgaan dat voor werk dat verdwijnt weer ander nieuw werk in de plaats komt. Kunstenaars, cabaretiers en dichters zien de wereld en reageren hierop met scepsis of optimisme.
Wat kunnen archivarissen, toezichthouders en documentair informatiemanagers hiermee? Ik stel voor hierover de dialoog met relevante actoren en met elkaar te voeren.

aplat@hermes-am.nl, André Plat is redactielid van Od.

Bronnen: