Tijdens een boeiende baan bij de unit Veiligheid, Architectuur en Standaarden van de VNG maakte ik kennis met een – tot dan toe – bij mij onbekend fenomeen en instrumentarium: GEMMA. Natuurlijk had ik wel eens van de GEMMA-architectuur gehoord en was ik bekend met architectuurplaten en het thema ‘informatie- en archiefbeheer’. Hoewel het instrumentarium blijvend in verandering is, geef ik hierbij enkele inzichten.
Tijdens een boeiende baan bij de unit Veiligheid, Architectuur en Standaarden van de VNG maakte ik kennis met een – tot dan toe – bij mij onbekend fenomeen en instrumentarium: GEMMA. Natuurlijk had ik wel eens van de GEMMA-architectuur gehoord en was ik bekend met architectuurplaten en het thema ‘informatie- en archiefbeheer’. Hoewel het instrumentarium blijvend in verandering is, geef ik hierbij enkele inzichten.
De softwarecatalogus
Het thema ‘informatie- en archiefbeheer’ geeft de baseline, voorwaarden en zienswijze op de inrichting van het informatie- en archiefbeheer bij gemeenten. Daaruit zijn enkele referentiecomponenten opgesteld. Ik haal deze uit de https://www.gemmaonline.nl/index.php/Overzicht_alle_referentiecomponenten. Deze noem ik voor het gemak functionaliteiten, te weten:
- archiefbeheercomponent;
- archiefportaalcomponent;
- archiefregistratiecomponent.
Meer informatie over de betreffende componenten vind je door op de component te klikken. Je krijgt dan een schema zoals linksonder te zien en verdere gegevens over het component.
Gemeenten kunnen aangeven of zij een dergelijke component gebruiken. Leveranciers van software kunnen aangeven dat hun software een dergelijke functionaliteit ondersteunt.
Als er sprake is van (stuf)standaarden of –normen dan kan een rapportage worden bijgevoegd waaruit blijkt dat die software aan de betreffende standaard voldoet. In dat geval komt er een groen vinkje bij te staan.
Het overzicht is handig voor gemeenten, want dan kunnen die bijvoorbeeld zien welke collega’s een vergelijkbare functionaliteit in bedrijf hebben en van welke leverancier die afkomstig is. Ook voor leveranciers is het handig, want zij kunnen – als ze de software hebben getest en een rapportage daarvan hebben geüpload – die software voor zoekende gemeenten in de etalage zetten.
Een dergelijk overzicht kun je zelf maken op www.softwarecatalogus.nl, of – beter nog – loop bij de beheerder van de softwarecatalogus in je eigen gemeente langs, maak kennis, voor zover je elkaar nog niet kent en loop eens door de gegevens van je eigen gemeente. Je komt er dan achter hoe de archiefcomponenten staan geregistreerd, of de gegevens kloppen, hoe het bij je buurgemeenten zit en wie de andere pakketgebruikers zijn van de applicaties die je gemeente in gebruik heeft.
Kijk ook naar de testrapporten en bespreek deze eventueel met collega’s (de functioneel beheerder) en/of met je leverancier. Ik hoor je bevindingen ook graag. Ik geef hier alvast enkele inzichten die ik had:
- Ik had verwacht dat alle gemeenten deze functies zouden ‘gebruiken’.
- De functies die leveranciers aangeven, kunnen al bij een heel summiere functionaliteit worden aangekruist.
- De testrapporten zijn zeer divers in kwaliteit en tastbare relevantie.
Bij aanbestedingen zou je wensen dat je kunt volstaan met een marktverkenning in de softwarecatalogus aan de hand van de GEMMA-referentiecomponenten … Nu, daar zitten we nog niet heel dichtbij. Wellicht was dat ook niet helemaal de bedoeling van de catalogus.
Voor gemeenten en collega’s die hier wel wat verder mee willen gaan: mail me en we gaan ermee aan de slag.
Leveranciers
Als je op www.softwarecatalogus.nl naar het overzicht van leveranciers gaat, krijg je een lijst met 212 leveranciers waarmee een convenant is afgesloten. Ruim vijftig leveranciers hebben een abonnement op het stuftestplatform. Zij testen hun software op de normen en standaarden en uploaden rapportages hierover. Je kunt de leveranciers filteren op degene die TMLO ondersteunen. Dat zijn er veertien. Ze worden vermeld met de namen van contactpersonen, of product-owners of accountmanagers en hun e-mailadres en het aantal addenda dat is afgesloten.
Als je in GEMMA kijkt naar het thema ‘informatie- en archiefbeheer’, dan vind je daar onder meer de vernieuwde architectuur. We gaan nog kijken of dit aanleiding is voor het hernieuwen van de referentiecomponenten. Die vernieuwing komt wellicht doordat we de vernieuwde architectuur onder de titel ‘duurzame toegankelijkheid’ gaan onderbrengen bij het gegevenslandschap, zeg maar op de gegevens-/datalaag van de GEMMA-architectuur. Die herzieningen worden ingegeven door de vernieuwing van de architectuur en worden uiteraard nog afgestemd met de verschillende stakeholders. Waarschijnlijk wordt op 1 november overleg gevoerd met onder andere de leveranciers van software. Een belangrijke vernieuwing is dat het ‘bevriezen’ van informatie, registreren, beheren (vernietigen of duurzaam opslaan) en toegang (portaal) in veel meer applicaties ondersteund (kunnen) worden dan nu het geval is. Een vorm van decompositie waar we tijdens het KNVI-congres Smart Humanity op 14 november ook nog op terugkomen.
Je bent daarvoor van harte uitgenodigd en ik zie je bevindingen graag tegemoet.
André Plat
Redacteur Od, inmiddels verantwoordelijk voor beheer van de GIBIT, GEMMA wiki, SWC/STP en voor de VNG lid van de gebruikersraad NORA.
