Wietse Bakker is informatieadviseur en informatiemanager en Bram Klapwijk is informatieadviseur, beiden bij het Regionaal Archief Zuid-Utrecht
In 2021 staat het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) aan de vooravond van een Common Ground-aanpak voor het eDepot. Op het moment van schrijven zijn we met die aanpak halverwege. En we kunnen wel zeggen dat we mooi op schema liggen.
Duurzame toegankelijkheid, archiving by design en het nadenken over het splitsen van opslag en gebruik zijn hot topics in ons vakgebied. Dat nadenken doen we niet enkel vanuit een softwareperspectief maar juist voor maatschappelijke meerwaarde in de vorm van erfgoed en hoogwaardige herbruikbare informatie, en voor meer transparantie en betrouwbaarheid van de overheid. Maar hoe gaat dat in zijn werk, als je vanaf nul begint met deze idealen?
Dat start bij het erkennen van de realiteit dat nog lang niet alle randvoorwaarden klaarliggen om gebruikt te worden. We werken daarom al sinds de start vanuit een tweesporenbeleid: 1) realisatie van een eDepot voor het RAZU op basis van componenten met inachtneming van zo veel mogelijk Common Ground-principes en 2) de samenwerking opzoeken om tot standaarden te komen die binnen Common Ground omarmd kunnen worden. Hierover zo meer.
Tabula rasa
Omdat we voor ons eigen eDepot zijn begonnen met een tabula rasa is archiving by design bij uitstek toepasbaar in ons traject. Dat betekent dat we een informatiearchitectuur hebben gemaakt op basis van de geldende landelijke architecturen en onze eigen visie op archivistiek. Daarnaast bevat de architectuur een eerste ontwerp van de verschillende componenten die wij verwachten te zien in een eDepot. Vanuit deze architectuurplaat bepaalden we vervolgens een begin- en tussentijds eindpunt, een zo geheten minimal viable product.
Een goed ingerichte “onderkant”, met duidelijke informatiemodellen en metadata, leek ons het juiste startpunt. Al tijdens het opstellen van de architectuur hebben we besloten dat we onze metadataopslag op basis van linked data gaan opstellen en opslaan. De aanschaf van een triple store was daarmee de meest logische eerste stap.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 34: KIA Thematiendaagse eDepot. Lees hier verder
Beeld: Shutterstock
