Toezichthouders krijgen te maken met steeds meer regels, over steeds meer onderwerpen. Hoe speel je daar op in? Met welke verschillende krachten heb je te maken en hoe zorg je ervoor dat de verschillende toezichthouders elkaars standpunt gebruiken? Voor wie een antwoord zoekt op deze vragen, is er sinds kort de wettenkaart.
De informatiewereld is flink in beweging. Toen ik 15 jaar geleden in dit vakgebied begon, was bijna alles nog analoog georiënteerd. Natuurlijk registreerden we in systemen en stuurden we al e-mails, maar de bewustwording dat we daar dan uiteindelijk ook nog iets mee moesten doen, was er nog niet. In die tijd waren de archieven volgens de Basis Archief Code geordend en hadden we alleen te maken met de Archiefwet, het Archiefbesluit en de ministeriële regelingen. Met de komst van de Archiefregeling in 2010 in plaats van deze ministeriële regelingen veranderde er al het één en ander. Er werd nagedacht over het beheren en opslaan/archiveren van digitale bestanden. In de Archiefregeling werden begrippen genoemd als digitale archiefbescheiden, conversie, migratie, bestandsformaten en besturingssystemen.
Tegenstrijdig
In mijn rol als toezichthouder heb ik toegewerkt naar het uitwerken van kaders waarmee organisaties hun voordeel kunnen doen om te zorgen dat ze digitaal in control raken. Zo zijn er (referentie)kaders en normen ontwikkeld als ED3 en RODIN. Vanuit het rijk zijn de DUTO-eisen geïntroduceerd. Ook worden eisen gesteld aan het vervangen van analoge archiefbescheiden voor digitale en zo zijn er nog meer handreikingen ontwikkeld in de loop van de tijd, allemaal met wet- en regelgeving in het achterhoofd.
Tot 2 jaar geleden was de basis van alle informatie binnen overheidsorganisaties de al eerder genoemde Archiefwet en onderliggende wet- en regelgeving. In het veld gaan al langer geluiden op dat de Archiefwet eigenlijk vervangen moet worden door een Informatiewet. Deze slag wordt nog niet geslagen, wel wordt de Archiefwet op dit moment geactualiseerd. Verder is per 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden en ligt er een wetsvoorstel voor de Wet open overheid (Woo) als vervanger voor de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Deze wetten zeggen allemaal iets over “informatie”. Wat maak je wanneer openbaar, welke gegevens vernietig je wanneer en hoe bewaren we informatie. De wetten vullen elkaar op bepaalde punten aan, maar kunnen ook nog wel eens tegenstrijdig aan elkaar zijn. En welke wet prevaleert dan boven de ander? Een gemeentearchivaris die volgens de Archiefwet toezicht houdt, denkt hier misschien anders over dan een Functionaris Gegevensbescherming (FG) die toezicht houdt op de naleving van de AVG.
Ambitieus
In dit kader heeft het platform Toezicht van KIA (Kennisplatform Informatie en Archief) in 2019 het initiatief genomen een wettenkaart te laten ontwikkelen. Dit initiatief begon met de organisatie van de Archiefdagen, een congres dat ieder jaar wordt gehouden. Meerdere platforms van KIA zijn benaderd om een bijdrage hieraan te leveren in de vorm van een workshop. Het kernteam van platform Toezicht was er al snel over uit dat het iets moest worden met, hoe kan het ook anders, toezicht en de woud van wet- en regelgeving. Hoe speel je daar als toezichthouder op in, met welke verschillende krachten heb je te maken en hoe zorg je ervoor dat de verschillende toezichthouders elkaars standpunt gebruiken? Een ambitieus idee, waarvoor we de handen in elkaar hebben geslagen, samen met KIA, het bestuur van KVAN/BRAIN en de Argumentenfabriek. Wat we als platform Toezicht met deze wettenkaart willen bewerkstelligen, is niet alleen dat de toezichthouders op één lijn komen te zitten. Ook willen we de kaart breder inzetten, in het hele informatieveld. Als adviseur digitale archieven heb ik naast de Archiefwet ook zeker met de AVG, de Wob en waarschijnlijk in 2021 met de Woo te maken.
Belemmeringen
Doordat we de workshops en de wettenkaart breder hebben willen inzetten, zagen wij bij de voorbereidingen ook de meerwaarde om niet alleen de archiefwereld te betrekken bij het opzetten van de kaart. In twee voorbereidende sessies hebben we met verschillende professionals uit de “informatiewereld” bij elkaar gezeten, bijvoorbeeld met een FG, een archiefinspecteur, een information officer, juristen en een griffie. Erg inspirerende sessies met enthousiaste mensen die de meerwaarde van onze exercitie inzagen. Uit deze twee sessies kwam een concept-wettenkaart die in een 3 uur durende workshop op de Archiefdagen onder de loep is genomen. Daarnaast is ingezoomd op belemmeringen en eventuele oplossingen. Waar lopen we als informatieprofessionals tegenaan en welke oplossingen zien we. Op 31 oktober hebben we de eerste wettenkaart op de najaarsbijeenkomst van het platform Toezicht uitgereikt. We hebben die dag ook een sessie gehouden om nog meer op te halen voor de belemmeringen en oplossingen.
Aan de slag
Nu de wettenkaart er ligt, kan het veld er mee aan de slag. De kaart gaat vooralsnog uit van de Archiefwet 1995. Wel is naast de Wob al een doorkijkje gegeven naar de Woo. Verder is een onderverdeling per wet gemaakt: drie verschillende kopjes. De eerste is “Archiveren” en hierin wordt per wet gespecificeerd welke regels er zijn rond het bewaren en vernietigen van overheidsinformatie. De tweede is “Delen” en geeft regels weer rond het openbaar maken en verstrekken van overheidsinformatie. De laatste in de onderverdeling is “Toezicht houden”. Dit heeft betrekking op de regels rondom toezicht. De wettenkaart is onder andere te vinden op het platform Toezicht. Ook de belemmeringen en oplossingen opgehaald in de workshop op de Archiefdagen en in de najaarsbijeenkomst komen binnenkort op het platform te staan. Als platform Toezicht zijn we benieuwd naar jullie ervaringen met de wettenkaart. Waar gebruiken jullie de kaart voor, helpt het om de dialoog aan te gaan met andere toezichthouders, of misschien wel met andere informatieprofessionals, met collega’s van andere afdelingen, zoals een ict-afdeling. Al jullie ervaringen kunnen jullie delen op het platform Toezicht, via onderstaande link: https://kia.pleio.nl/
*Dit artikel verscheen oorspronkelijk op 28 februari 2020 in Od 2.
