Wijzigingswet open overheid: verbeter je informatiehuishouding

De Wet open overheid is een initiatiefwet uit de Tweede Kamer. De bedoeling is dat overheidsinformatie openbaar en toegankelijk is. Behalve een juridisch kader is dit zowel een praktische, organisatorische als een culturele opgave. Daarbij zijn nieuwe spelregels en nieuwe ICT nodig en is er behoefte aan een nadere uitwerking voor de praktijk. De scope van dit artikel is om de informatieprofessional snel en kort duiding te geven waar de wetswijziging over gaat, aan welke voorwaarden de professional moet gaan voldoen en te melden dat het tijd is om de nieuwe inrichting van de informatiebeveiliging (rechten), privacy, archivering en openbaarheid voor te bereiden, zodat open overheid mogelijk wordt. Een opgave voor de beleidsmakers, ICT’ers en informatieprofessionals die bij het Rijk en bij de decentrale overheden werken.

De stukken en bijlagen zijn te vinden op de website die aan het einde van dit artikel genoemd worden. Bij elkaar 150 pagina’s die de moeite waard zijn om te lezen.

Toetsingskader informatiehuishouding (EGI)
Het Toetsingskader betreft vooral de archiefwettelijke regels. Die zijn vooral van toepassing voor het Rijk, maar de structuur ervan is echter goed bruikbaar bij een integrale verbetering van de informatiehuishouding. Het kader biedt, mits uitgebreid met aspecten van openbaarmaking, privacy en beveiliging, een handvat voor het management van overheidsorganisaties. Het kader richt zich op de volgende thema’s:

de organisatie van de besturing;
weten wat er is en waar het is;
de zorg voor context en authenticiteit;
bewust bewaren en vernietigen;
het zorgen voor toegang en herbruikbaarheid.

Meerjarenplan
Voor de uitvoering van het Meerjarenplan verbetering van de informatiehuishouding bij het Rijk is doorontwikkeling/aanpassing van een aantal bestaande en een aantal nieuwe ICT-voorzieningen noodzakelijk.

Het gaat daarbij onder andere om:

De inrichting van PLOOI door het Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties van de Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR|KOOP). UBR|KOOP ontwikkelt en beheert publicatie- en informatiediensten voor alle niveaus binnen de overheid. Ook de inrichting van PLOOI zal in een groeimodel plaatsvinden. Het Rijk zal hiervan verplicht gebruik maken, voor de decentrale overheden is het optioneel.
De vernieuwing en uitbreiding van publicatieprocessen voor actieve openbaarmaking in de documentmanagementsystemen van de ministeries en het aansluiten van deze systemen op de nieuw in te richten centrale voorziening voor openbaarmaking PLOOI. De realisatie daarvan zal zo veel mogelijk aansluiten op de bestaande cycli van onderhoud en vervanging van systemen, zodat hoge extra kosten vermeden worden.
Verbetering van de informatiehuishouding in het algemeen en met name duurzame toegankelijkheid van digitale informatie als bedoeld in de Archiefwet 1995. Denk daarbij aan ordening beheer van e-mail, data en websites, metadatering, en kwaliteitsbeleid. Lokaal aan het inrichten van e-depots.

Voor decentrale overheden dragen VNG, IPO en UvW nog activiteiten aan.

Categorieën van informatie
Groep A (reeds openbaar, vindbaarheid soms te verbeteren)

1a: Wetten en andere algemeen verbindende voorschriften.
1b: Overige besluiten van algemene strekking.
1d: Inzicht in organisatie en werkwijze, waaronder de taken en bevoegdheden van de organisatieonderdelen.
1e: Bereikbaarheidsgegevens organisaties en onderdelen.
2b: Vergaderstukken en verslagen van de Kamers en de verenigde vergadering der Staten-Generaal en hun commissies, tenzij deze betrekking hebben op door de regering vertrouwelijk aan de Staten-Generaal verstrekte informatie of op een parlementaire enquête.
2i: De inhoud van de schriftelijke verzoeken op grond van artikel 4.1, van de schriftelijke beslissingen op die verzoeken en, behoudens bij gehele afwijzingen, de daarbij verstrekte informatie (Wob-verzoeken).

Groep B (nieuwe categorieën openbaar maken, volume laag, vereist enige inspanning)

1c: Ontwerpen van wetten en andere algemeen verbindende voorschriften waarover een extern advies is gevraagd.
2a: Bij de Eerste en Tweede Kamer ter behandeling ingekomen stukken, uitgezonderd stukken die betrekking hebben op individuele gevallen.
2d: Agenda’s, besluiten en besluitenlijsten van vergaderingen van de ministerraad.
2e: Adviezen van adviescolleges of -commissies, alsmede de adviesaanvragen en -voorstellen, uitgezonderd adviezen en adviesaanvragen die betrekking hebben op individuele gevallen.
2g: Jaarplannen, jaarverslagen van bestuursorganen inzake de voorgenomen uitvoering van de taak of verantwoording van die uitvoering.

Groep C (nieuwe categorieën openbaar maken, volume hoog, forse inspanning)

2f: Convenanten, beleidsovereenkomsten en andere soortgelijke afspraken van een bestuursorgaan met een of meer wederpartijen.
2i: Op verzoek van een bestuursorgaan ambtelijk of extern opgestelde voornamelijk uit feitelijk materiaal bestaande onderzoeken naar de wijze van functioneren van de eigen organisatie of ter voorbereiding of evaluatie van beleid, inclusief uitvoering, naleving en handhaving.
2j: Beschikkingen (de in de Woo niet uitgezonderde).
2k: Schriftelijke oordelen in klachtprocedures over gedragingen van een bestuursorgaan.

MKBA
Voor de maatschappelijke kosten en baten analyse heeft adviesbureau Ecorys/PBLQ voor de hele overheid een MKBAanalyse uitgevoerd. De uitkomsten van de berekening zijn als volgt:

De jaarlijkse kosten voor het gereed maken van documenten (selecteren, classificeren, bewerken en verrijken) dalen van 2,6 tot 13,2 miljoen naar 1,8 tot 9,1 miljoen euro.
De kosten voor de organisaties dalen daardoor van 573 naar 532 miljoen euro (contante waarde).
De totale kosten dalen van 593 miljoen euro naar 552 miljoen euro (contante waarde).

Per document van eenvoudig naar moeilijk te publiceren tussen de € 15 en € 60 per document. Middels een berekening van een terugverdieneffect over meerdere jaren zouden deze kosten uiteindelijk geen kostenverhoging maar een kostendaling geven.

Voor meer details zie de beide rapporten MKBA die bij het wetsvoorstel zijn gevoegd en die te vinden zijn op de pagina van het wetsvoorstel. Voor meer informatie over de keuze voor de categorieën, zie ook het rapport van KOOP/BZK van februari 2018, haalbaarheidsonderzoek ontsluiting overheidsinformatie.

De MKBA is erg globaal. Het Rijk en VNG, IPO en UvW komen nog met specifieke uitvoeringstoetsen.

	Gereed
Aanpassing kaders
Rijksbreed uitvoeringskader	2019
aanpassing Archiefwet	2021

Verbetering duurzame toegankelijkheid en vindbaarheid
opslag e-mail en websites	2021
inzet geavanceerde zoek en vind-applicaties	2021
aanstellen contactpersoon	2020

Actieve openbaarmaking
groep A (verbetering vindbaarheid)	2020
groep B	2021
groep C kerndepartementen	2022
groep D diensten, agentschappen zbo’s	2024

Adviescommissie en rapportage
Adviescommissie	2019
Adviescollege	2020
Rapportage (eerste)	2020

Decentrale overheden
Bovenstaande planning geldt voor het Rijk. Medeoverheden maken zelf plannen. IPO (provincies), UvW (Waterschappen) en VNG (gemeenten) zijn betrokken geweest bij de voorbereiding van de Wet open overheid en steunen de wet. Het nieuwe voorstel bevat verbeteringen. Over de uitvoerbaarheid (kosten) wordt nog overleg gevoerd.

De VNG heeft eerder laten weten het eens te zijn met het uitgangspunt van de Woo: het bevorderen van de actieve openbaarheid van overheidsinformatie. Over de uitvoerbaarheid en de kosten waren echter zorgen. Die zorgen zijn nu voor een aanzienlijk deel weggenomen. Belangrijke verbeteringen voor de gemeentelijke praktijk zijn onder andere het vervallen van de verplichting om een online informatieregister in te richten (registerplicht) en het faseren van de verplichte actieve openbaarmaking van documenten. Uit de Maatschappelijke Kosten Baten Analyse (MKBA) van het wetsvoorstel blijkt dat de kosten in vergelijking met het oorspronkelijke voorstel sterk zijn gereduceerd.

Het VNG-bestuur is daarom positief over het wetsvoorstel, maar stelt wel als voorwaarde dat het Rijk op basis van artikel 2 van de Financiële Verhoudingswet gemeenten compenseert voor de uitvoeringskosten. De VNG gaat hierover het overleg met de minister aan.

Tips voor de informatieprofessional

Word aanjager en neem initiatief voor openbaarmaking van de onder A, B en C genoemde groepen van informatie, schroom niet om in samenwerking met de afdeling juridische zaken je dossier, documenten, data open te stellen voor publiek.
Voer overleg, onderzoek en werk samen met iedereen die het aangaat of waar je baat bij hebt. Houd de zaag scherp en het einddoel voor ogen. Je hoeft dit niet alleen te doen: maar het gaat wel gebeuren, zo lijkt het. Er is tijd voor invoering en voorbereiding.
Ga kritisch na hoe je openbaarheid, verbetering van de archiefhuishouding, volledigheid, privacy en beveiliging (integraal) kunt organiseren en inrichten en hoe de afdeling ICT je hiermee kan helpen.
Volg de trend in de landelijke voorzieningen zoals DSO-LV, Suwinet, basis- en kernregistraties. Werk mee en bereid je voor op een mogelijke actieve publicatie op PLOOI.
Doe mee met de verbetering van de informatiehuishouding en bereid je voor op het voor jouw overheidsinstelling van toepassing zijnde toetsingskader. Informatiehuishouding wordt ‘relevant’.
Regel operationeel in dat te publiceren materialen ‘kerninformatie’ bevatten en bepaal hoe dit is te verbinden met contextinformatie, procesinformatie en te vernietigen materialen.
Werk samen met vakafdelingen en domeinen, collega’s in de regio of in het land (koplopers) en functionele vakgenoten: ICT’ers, archivarissen, informatiebeheerders.
Ga informatie actief beheren en beheersen, en bevorder publiceren. Help met een deugdelijke en geautomatiseerde integrale inrichting van archivering, privacy, beveiliging en publiceren (open overheid).
Lees de verschillende documenten en doe je voordeel met de kennis die er al is. Toets met praktische experimenten hoe dit uitvoerbaar is in je eigen praktijk.