Tijdens een DIV Regio Overleg vroeg Ger aan Sandra bij de gemeente Woensdrecht te komen werken. Blijkbaar kon hij haar een mooie uitdaging aanbieden. Hij wilde dat zij mee vorm gaf aan de inrichting van het documentmanagementsysteem gecombineerd met workflow. Waarbij ook het introduceren van zaakgericht werken in de organisatie (inclusief DIV) hoorde.
Tijdens een DIV Regio Overleg vroeg Ger aan Sandra bij de gemeente Woensdrecht te komen werken. Blijkbaar kon hij haar een mooie uitdaging aanbieden. Hij wilde dat zij mee vorm gaf aan de inrichting van het documentmanagementsysteem gecombineerd met workflow. Waarbij ook het introduceren van zaakgericht werken in de organisatie (inclusief DIV) hoorde.
Uitgangssituatie
De stand van zaken van dat moment was een flinke achterstand in het kader van de elektronische overheid, maar een bijna afgerond keuzetraject voor een DMS/Wfm. Dat keuzetraject werd begeleid c.q. ondersteund door een externe adviseur, Gerdy Heek, onder andere bekend van de SOD-opleidingen.
Woensdrecht beschikte over het niet meer door Centric ondersteunde pakket Post4U, maar voelde de noodzaak om de stap te zetten naar zaakgericht werken. Ook was er een reorganisatie afgerond met als een van de resultaten om te gaan werken ‘van aanbod naar vraaggericht’. Ook daarvoor zou een modern documentmanagementsysteem nodig zijn; het oude Post4U vormde in die zin een bedrijfsrisico. Uiteraard speelden ook de ontwikkelingen in het kader van de ‘Andere Overheid’ een grote rol.
Er moest dus iets gebeuren en dat kon dan ook, want:
- er was draagvlak om stappen te maken;
- er was voldoende geld voor een externe projectleider;
- er was rekening gehouden met structurele inhuur van een kwalitatief hoog opgeleide DIV’er (Sandra, die in 2009 haar HMDI-diploma heeft gehaald);
- er waren middelen om Post4U te vervangen door een actueel systeem.
 Stappen in de generieke workflow |
Generieke workflow
Zoals eerder gemeld zorgde Gerdy Heek mede voor een geaccepteerde keuze van een professioneel en modern DMS/Wfm.
Om te komen tot die keuze heeft schreef zij een Plan van Eisen en een Plan van Aanpak. Op basis daarvan viel de keuze op de suite van BCT, Corsa.
De aanbesteding van het DMS was in juli 2009 en Sandra Sip kon bij haar aantreden direct aan de slag om de organisatie warm te maken voor dit systeem en een start te maken met de introductie van zaakgericht werken. Zaakgericht werken zonder geautomatiseerd proces (workflow) is niet handig. Woensdrecht heeft dan ook gekozen voor een start met een generieke workflow. Die generieke workflow is samen met de leverancier ontwikkeld en bestaat uit de stappen als bovenstaand beschreven.
Na de ontwikkeling van de generieke workflow door BCT is deze in januari 2010 getest en zijn de daarbij behorende sjablonen gebouwd. Op 5 januari is de workflow geïnstalleerd en heeft Sandra het cursusmateriaal gemaakt. Op 1 maart heeft de burgemeester het officiële startsein gegeven. De beperkte grootte van de organisatie maakt het mogelijk de nazorg op persoonlijke basis uit te voeren, namelijk een een-op-een begeleiding.
Na introductie van deze generieke workflow, geschikt voor 80% van de gemeentelijke taken, is de volgende stap het koppelen van backoffice-applicaties, bijvoorbeeld SquitXO en GWS. Uiteindelijk zal er nog een enkele maatwerk workflow gemaakt worden.
Woensdrecht is trots op het behaalde resultaat. Er bestaat veel interesse uit de regiogemeenten en E-qualit (het shared service centrum ICT) voor de door de gemeente gekozen aanpak. Het project wordt uitgevoerd in een kleine gemeente; er is minder risico door de overzichtelijkheid. Én bestuur en management omarmen het project enthousiast.
Uiteraard voelt het wel een beetje aan als pionieren, waarbij vooral het communicatietraject van groot belang is. De taak van Sandra is dan ook vooral communiceren over het project in de organisatie en geven van cursussen/trainingen om het systeem daadwerkelijk met plezier te laten gebruiken.
Het begrip zaakgericht werken is nieuw bij veel mensen in de organisatie, zowel bij hen die werken in het primaire proces als bij DIV. Ook de bewustwording daarover is een taak van Sandra, waar ze druk, maar met plezier, mee aan de slag is.
Hybride werken
Net als bij andere organisaties geldt voor Woensdrecht dat volledig zaakgericht (digitaal) werken geen einde heeft gemaakt aan de hybride situatie van werken. Hybride werken heeft cultuur- en technische aspecten. Op het gebied van de techniek is er een aanpassing door DIV te laten werken met twee schermen (blijkbaar is het werken met een 22 inch scherm minder prettig dan met twee schermen van 17 inch).
De hybride situatie zorgt ook voor te grote werkvoorraden, maar de verwachting is dat als de digitale handtekening volledig in productie is, er ruimte (capaciteit) ontstaat om de werkvoorraden teniet te doen.
De distributie van documenten is per 1 mei volledig digitaal. Uitgaande post heeft in veel gevallen een handtekening nodig. Er is gekozen voor een digitale handtekening in de vorm van een gescande kopie van de natte handtekening. De waarde van de handtekening wordt bepaald door autorisatie in het systeem.
Uitdagingen
DIV heeft het systeem ingezet zodanig dat de gehele organisatie er gebruik van maakt. De organisatie heeft meer zicht op DIV, want DIV zit aan het begin van het proces en niet meer alleen aan het eind (archiveren). DIV neemt de organisatie aan de hand door de landelijke ontwikkelingen te benoemen en de relatie te leggen met proces en document.
In het systeem Corsa is een koppeling met het DSP (met als extra instrument de i-Navigator). De verwachting is dat daar straks een zaaktypencatalogus aan wordt toegevoegd.
Om alle DIV’ers mee te nemen in de nieuwe ontwikkelingen is een verandermanagementtraject ingezet (met behulp van BMC). Daar komt voor iedere DIV’er een POP (persoonlijk opleidingsplan) uit, waarin opleiding en trainingen worden voorgesteld.
Overigens komt Ger uit een ander vakgebied, namelijk uit de beleidswereld van het onderwijs. Als teamleider Service was hij blij verrast dat de DIV-organisatie van tegenwoordig een dynamische organisatie is met een behoorlijke uitdaging en een spil in de informatievoorziening van een organisatie.
Sandra gaat met enthousiasme verder met de uitrol van het DMS in de organisatie en zaakgericht werken met behulp van de generieke workflow. Eens in de maand organiseert zij inloopsessies, waaruit nieuwe wensen volgen (men wil altijd meer en beter, zoals het zelf willen registeren van e-mail en het zelf aanmaken van zaken door bijvoorbeeld de frontoffice).
Er is wel een aantal collega’s dat de omslag nog moet maken. De verwachting is dat het enthousiasme van de andere collega’s een olievlekwerking zal hebben. Daarnaast is het natuurlijk heel leuk dat andere gemeenten (zoals de regiogemeenten, maar ook Woudrichem, Geertruidenberg en Sluis) interesse hebben getoond in de Woensdrechtse aanpak en de bereikte resultaten.
