20 november 2013

Word digivaardig!

image for Word digivaardig! image

Veerle Ultee

Veerle Ultee
Veerle Ultee

De hoeveelheid data explodeert. Naar verwachting produceren we in 2020 ruim 75 keer zoveel bestanden als in 2010. Ook zal steeds meer van deze data te vinden zijn in de cloud.1 Niet voor niets wordt dit tijdperk het informatietijdperk genoemd. Organisaties en medewerkers moeten mee in deze stormachtige ontwikkeling. We gaan van een schaarste aan informatie naar een overvloed aan informatie. Populair ook wel aangeduid als information overload. Ik heb moeite met dat begrip. Het suggereert dat er té veel informatie is. Het ziet er niet naar uit dat de hoeveelheid informatie afneemt, integendeel. De groei van de hoeveelheid informatie is een gegeven, we kunnen moeilijk mensen verbieden informatie te produceren of sociale netwerken een data-quotum opleggen. Dat is niet erg, want veel informatie is geen probleem; het is een zege! Mits we beter met informatie leren omgaan: vinden, ontsluiten, delen, ordenen en filteren van (relevante) informatie. In deze informatiemaatschappij is het hoog tijd dat we informatie- en digivaardiger worden.

Schat aan mogelijkheden
Hoeveel collega’s gebruiken CTRL (of CMD) + F om snel een document of website te doorzoeken? Hoeveel van hen kennen booleaanse operatoren om op Google te juiste pagina’s te vinden? Filteren Twitter met behulp van lijsten? Taggen informatie om deze later snel terug te vinden? Volgens onderzoek verliezen we per dag een klein kwartier door gebrek aan digitale vaardigheden.2 Dat lijkt wellicht niet zoveel, maar in Nederland gaat het dan al snel om ruim 300.000.000 uur per jaar. Ik denk dat dit een erg conservatieve schatting is en dat met slim gebruik van digitale middelen nog veel meer, tot wel twee uur per dag, tijdwinst te behalen valt. Ook overschatten we onze digitale vaardigheden. Slechts 22% van de Nederlandse werknemers volgde de afgelopen drie (!) jaar een ICT-training, 60% vindt dat ze die ook helemaal niet nodig hebben.3

Vanuit de rijksoverheid is hiervoor het programma Digivaardig gestart. Dat zet in op vier niveaus van digitale vaardigheden: van het niveau ‘ken de knoppen’ tot informatie als strategische grondstof voor je organisatie. Het programma is een mooi initiatief, maar ook zonder een rijksbreed programma zouden digitale vaardigheden hoog op de agenda van iedere organisatie moeten staan. Met speciale aandacht voor de schat aan mogelijkheden die sociale media bieden. Want daar missen we als overheid nog te vaak de boot. Er schijnen nog steeds gemeenten te zijn waar ambtenaren geen toegang hebben tot Twitter of Facebook.4 Slechts 8% van de gemeenten gebruikt sociale media regelmatig voor interactie met burgers. En maar 29% van de directieleden van gemeenten is actief op sociale media. Met miljoenen Nederlanders en Nederlandse bedrijven die wel actief zijn op Facebook, Twitter, Pinterest en LinkedIn is dat niet alleen een gemiste kans, maar een onacceptabel hiaat in onze overheidsorganisaties. Sociale media stimuleren immers creativiteit en productiviteit en zijn de digitale poort naar een uitgebreid netwerk, bergen gedeelde kennis, actuele informatie en miljoenen ‘burgers’.

Aangewezen groep
De huidige informatieprofessionals – documentaire informatiespecialisten, i-adviseurs, ICT’ers en archivarissen – kunnen (en moeten) een belangrijke rol spelen in het digivaardiger maken van organisaties. Van oudsher zijn zij gespecialiseerd in het ontsluiten, ordenen en verstrekken van informatie ten behoeve van de primaire processen van hun organisatie. Focus ligt daarin sterk op het interne informatielandschap: analoge dossiers, documentmanagementsystemen, digitale archieven, e-mail en netwerkschijven. Hoog tijd om de focus uit te breiden naar het externe informatielandschap. In de meeste organisaties nemen communicatiespecialisten, frontoffices en soms enkele ICT’ers het voortouw als het gaat om sociale media. Met als logisch gevolg dat de focus ligt op het zenden van nieuws (communicatieafdeling) of het reageren op vragen en klachten (frontoffice). Sociale media, maar feitelijk het hele internet, als informatiebron voor het primaire proces en als platform om integraal over organisatiegrenzen heen samen te werken, blijven daarbij onderbelicht. In een tijd van bezuinigingen, digitalisering van diensten en van de maatschappij, regionale en thematische samenwerking, en decentralisaties liggen er echter veel mogelijkheden online.

Iedere ambtenaar zou daarom de basisvaardigheden van goed zoeken met behulp van Google in de vingers moeten hebben. Weten hoe je op LinkedIn, Facebook of Twitter een netwerk van vakgenoten opbouwt waarin informatie gedeeld wordt. Kunnen samenwerken in een digitale omgeving als Pleio of Ning om over de grenzen van de eigen organisatie samen te werken.

Informatiespecialisten zijn, samen met ICT’ers en communicatiemedewerkers, de aangewezen groep om hier het voortouw in te nemen. Het papieren archief gaat harder door de versnipperaar dan de poolkappen smelten. Registreren en archiveren worden ingebed in het digitale, primaire proces. Kortom, hoogtijd voor een nieuwe klus. Mijn advies voor 2014 is dan ook: informatiespecialisten maak jezelf vaardig op het gebied van web 2.0 en sociale media en zoek je collega’s in de organisatie op. Leer hen te profiteren van de informatiegolf, in plaats van te verdrinken in de digitale stroomversnelling. Maak jezelf, je collega’s en je organisatie slimmer!

veerle@deslimmeorganisatie.nl, Veerle Ultee is werkzaam voor ‘De Slimme Organisatie’ en de gemeente ’s-Hertogenbosch. Zij houdt zich onder andere bezig met informatiemanagement, sociale media, web 2.0 en digitale vaardigheden.


1 ‘The 2011 IDC Digital Universe Study’. http://www.emc.com/collateral/analyst-reports/idc-extracting-value-from-chaos-ar.pdf
2 ‘CTRL+ALT+DEL; Productiviteitsverlies door ICT-problemen en ontoereikende digitale vaardigheden op het werk’. Alexander van Deursen en Jan van Dijk, Universiteit Twente. http://files.smart.pr/3a/545e74a577579c393880649e7f3964/CTRL-ALT-DELETE_Deursen-Dijk.pdf
3 ‘CTRL+ALT+DEL; Productiviteitsverlies door ICT-problemen en ontoereikende digitale vaardigheden op het werk’. Alexander van Deursen en Jan van Dijk, Universiteit Twente. http://files.smart.pr/3a/545e74a577579c393880649e7f3964/CTRL-ALT-DELETE_Deursen-Dijk.pdf
4 Ina Strating in ‘Ambtenaren snappen social media niet’: http://www.intermediair.nl/vakgebieden/overheid/ambtenaren-snappen-social-media-niet en ‘Ja, gek hè dat ze in Haren niets van Facebook begrepen?’. Martijn van der Kooij en Linda van Tilburg. http://www.ambtenarennieuws.nl/post/45098923759/ja-gek-he-dat-ze-in-haren-niets-van-facebook-begrepen
5 ‘Sociaal Kapitaal’, ‘Hoe actief zijn Nederlandse gemeenten op social media?’. David Kok. http://www.socialmediameetlat.nl/pdf/onderzoek.pdf