WSW'ers in de archivering - Vakblad Od I Overheidsdocumentatie

Foto: Alex Nikada

In de archiefwereld – maar ook daarbuiten – leeft een aantal vooroordelen over werknemers van de sociale werkvoorziening. Zo denken mensen vaak dat werknemers die een verstandelijke beperking hebben, over een laag intelligentieniveau beschikken en moeilijk gedrag vertonen. Ook circuleert de gedachte dat deze werknemers weinig ambitieus en initiatiefrijk zijn, over een gering probleemoplossend vermogen beschikken en veel begeleiding nodig hebben. Men vreest dat de communicatie moeizaam verloopt en dat er sprake is van een lage output. Maar wat is hiervan werkelijk waar?

Het project
Hoe is het om met een groep van vijftien tot twintig medewerkers van de sociale werkvoorziening een project uit te voeren? In een combinatie met een grote gemeente als opdrachtgever en de werkvoorziening als opdrachtnemer hebben wij dit als externe inhoudelijke begeleiders en kwaliteitscontroleurs zelf meegemaakt.
Deze ervaring willen we door middel van dit artikel delen met onze vakgenoten om zo het beeld van werken met mensen uit de sociale werkvoorziening bij te stellen en te nuanceren. Onze indrukken zijn gebaseerd op een traject waarbij de WSW’ers (werknemers in de sociale werkvoorziening) ongeveer 300 strekkende meter archief selecteerden, herordenden en materieel verzorgden.
De dossiers betroffen bodemonderzoeken en bodemsaneringen. Een lastige kluif, alleen al vanwege de specialistische terminologie. Want wie legt uit wat onttrekking van freatisch grondwater is en hoe maak je het verschil tussen een verkennend en een nader bodemonderzoek duidelijk? Om maar te zwijgen van alle verschillende beschikkingen en juridische stukken die bij een saneringsproces om de hoek komen kijken. Een bemoeilijkende factor was de heterogeniteit in de opbouw van dossiers in het verleden. Want iets verduidelijken dat gaat nog wel, maar wat als de selectie van documenten ook nog eens aankomt op intuïtie en een overstijgend begrip van informatieordening? De combinatie van deze complexiteit met de vooroordelen en twijfels (wát kunnen onze WSW’ers aan?) maakte dat we in het begin erg voorzichtig waren met het delegeren van enige verantwoordelijkheid.
Het lerend vermogen van deze groep mensen bleek echter groter dan gedacht. Ondanks de moeilijkheidsgraad van het archief gingen de WSW’ers binnen korte tijd met sprongen vooruit.

Selectie en instructie
Ten eerste stelden wij de vraag welke mensen het niveau, gelijkwaardig aan of hoger dan het mbo, aankonden. De complexiteit van de dossiers vergde immers dat zij niet alleen op eenduidige wijze konden herschikken, maar ook nuance en dubbelzinnigheid zouden herkennen. In overleg met de werkcoach van de WSW hebben we de ons inziens benodigde competenties en ervaring waarover de medewerkers moesten beschikken in kaart gebracht. Aan de hand daarvan is een team van medewerkers samengesteld.
De eerste dagen volgden wij de ontwikkeling van alle individuele werknemers en hielden daarbij nauwlettend de vinger aan de pols. We schoven regelmatig aan bij de werktafels, stelden vragen en tastten daarbij af welk bruikbaar vermogen de werknemers voor ons in te brengen hadden. Dit was een tijdrovende bezigheid die ons in zijn geheel toch al vier tot zes weken bezighield.
Het selecteren en instrueren kostte veel energie, mede doordat wij de werknemers in het begin zelf zo intensief begeleidden. Na vier weken konden wij hen redelijk zelfstandig eenvoudigere dossiers laten bewerken, maar bleef tegelijkertijd de behoefte aan begeleiding groot. Na ongeveer zes weken kwam er een omslag en kwam het zelfstandig werken volledig tot bloei.

Werkinstructie
De dossiers waaruit het archief was opgebouwd, moesten na bewerking allemaal dezelfde logische ordening hebben, voor een groot deel gebaseerd op de stappen van het proces van bodemsaneren. Begrip van dit gehele proces was dus cruciaal; alleen zo zouden de werknemers zelfstandig goed leren ordenen. Alle fasen van bodemsanering werden herhaaldelijk uitgelegd en uitgewerkt in de werkinstructie.
Door de werkinstructie aan iedereen uit te delen en frequent aan te vullen op basis van praktijkvragen werden bij ons de beste resultaten bereikt. De werknemers dachten zo zelf actief mee en daar hadden ze ook plezier in. Voor de lastige zaken waar mensen over struikelden of waar vragen over bleven komen, werd een flip-over ingezet met daarop de belangrijkste aandachtspunten.
Omdat de dossiers zo divers opgebouwd waren, werd de werkinstructie door ons in de loop van het project met zoveel mogelijk voorbeelden (soort documenten) aangevuld. Deze voorbereiding bleek goed uit te pakken. Werknemers kregen immers de kans om steeds terug te kijken in de werkinstructie en leerden actief door te vragen bij onduidelijkheden. Zo konden ze in hun eigen tempo verder en leerden ze proefondervindelijk welke de juiste opbouw van het dossier was.
Mensen bleken het leuk te vinden om iets te leren dat ook voor hen van verder nut was of hun zelfstandigheid kon bevorderen. Bijvoorbeeld hoe een aanbestedingsprocedure werkt of hoe je versies van tekeningen aan de hand van de stempels kunt herkennen.

Orde en structuur
Meer dan in een reguliere setting is het bij de sociale werkvoorziening van belang dat je continu duidelijkheid en orde schept. Dit zit soms al in kleine dingen, zoals helder maken wanneer men met pauze mag of waar men materialen kan vinden.
Verrassend genoeg kwamen de werknemers zelf met een prachtig dossierregistratiesysteem waarmee wij de aanlevering van onbewerkte en bewerkte dossiers controleerden. Aanvankelijk gebruikten we nog ons eigen primitieve, maar overzichtelijke, procédé met eenvoudige afspraken, post-its en een kastenindeling, maar dit werd al snel door de groep opgepakt en verder uitgewerkt. Dit bracht hen tot een nauwkeuriger registratiesysteem, waarbij ze zichzelf ook konden controleren: alle inkomende en uitgaande dossiers hielden ze nauwgezet bij en er werd continu gemarkeerd wie wat bewerkt had. Een bijkomend effect was dat ze hiermee zelf konden aantonen hoeveel ze gedaan hadden, wat positief uitstraalde op hun eigen productie.
Op een ander niveau is structuur scheppen ook een must. Bij zeer omvangrijke dossiers die soms wel uit duizenden afzonderlijke documenten bestaan, bleek het handig om eerst de mensen volgens onze werkinstructie zelf orde te laten aanbrengen in het dossier. Vervolgens checkten wij samen met de werknemer of deze indeling correct was, alvorens het dossier te laten inbinden in dossieromslagen. Dit voorkwam dubbel werk.

Randvoorwaarden
Als je aan een archiefbewerkingsproject met een team van de sociale werkvoorziening begint, is het belangrijk om er coördinatoren neer te zetten die affiniteit met deze doelgroep hebben. Natuurlijk moeten ze ook goed zijn in hun vak, maar daarmee alleen ben je er niet. Je moet ook bereid zijn om te leren van de mensen met wie je werkt, om geduld met ze te hebben en onbevooroordeeld tegenover de mensen te staan. Het is goed als je zelf flexibel bent en in staat bent om te zien dat er meer dan één manier is om tegen dingen aan te kijken. Met een groot psychosociaal invoelingsvermogen is het makkelijker om iedereen naar zijn vermogen op de beste plek in te zetten. Niet iedereen hoeft hetzelfde te kunnen, als iedereen maar een nuttige rol heeft. Doe wat je zegt en zeg wat je doet, dus wees eerlijk en wek geen valse verwachtingen. Begin klein en eindig groot. Dat werkt beter dan direct veel van mensen te verwachten. Dat is zelfs riskant voor het project; het frustreert de coördinatoren én de werknemers. Rust, regelmaat en duidelijke afspraken geven de mensen houvast en scheppen structuur. Van begin af aan goede, duidelijke werkinstructies, liefst op papier, horen daar ook bij.
Een van de belangrijkste punten waar de mensen van de sociale werkvoorziening tegenaan lopen is een gebrek aan zelfvertrouwen. Door te coachen en positieve feedback te geven neemt het zelfvertrouwen het snelst toe en kun je vervolgens de controle meer loslaten en sturen op grote lijnen.
Onze doelstelling is altijd geweest om het probleemoplossend vermogen van de werknemers zelf te bevorderen, zodat ze steeds zelfstandiger zouden functioneren. De WSW’ers kunnen elkaar ook het een en ander leren. Een mooi voorbeeld hiervan is het bovengenoemde dossierregistratiesysteem. Dit valt in de praktijk te brengen door een goede samenwerking met de werkcoaches van de sociale werkvoorziening aan te gaan. Zij kennen de mensen en de achtergronden. Zij zijn ook verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding, de gang van zaken en het ingrijpen bij onregelmatigheden op werktechnisch vlak.
In het licht van de coaching is het van cruciaal belang om aparte afspraken te maken over de inwerkperiode en gedurende die tijd aan een stabiel team te werken. Dat heb je nodig voor de inhoudelijke instructie maar ook voor de teambuilding. Maak goede afspraken om in de eerste weken je team op te bouwen en sta jezelf de vrijheid toe om mensen te kiezen. Daarbij is het van belang dat er niet teveel wordt gewisseld in het personeelsbestand. Vanwege de arbeidsintensieve inwerkperiode zou het zonde zijn als je er daarna niet de vruchten van kunt plukken.
Nodig is, tot slot, een locatie met daarbinnen voldoende ruimte per werkplek. De locatie moet overzichtelijk zijn, liefst zonder al teveel prikkels van buitenaf. De locatie moet veilig zijn, zowel voor de sociale veiligheid, alsook voor de veiligheid van de te bewerken archieven.

Wat kun je verwachten?
Een groot voordeel van de werknemers van de sociale werkvoorziening is dat ze zo gemotiveerd zijn. Voor hen is het belangrijk om ‘ertoe te doen’. Maak goed gebruik van het probleemoplossend vermogen van de mensen. Vraag, in plaats van een probleem op te lossen, aan hen hoe ze dat zouden doen. Niet alle oplossingen zullen onmiddellijk bruikbaar zijn, maar veel wel.
Ook bij het bewerken van homogene archieven met werknemers van de sociale werkvoorziening kunnen dus de gewenste projectresultaten worden opgeleverd, mits je maar rekening houdt met de bovengenoemde randvoorwaarden. Er zijn voordelen, zoals de motivatie, proactiviteit en het niveau. En er zijn nadelen, zoals de vereiste sociale alertheid, een meer pedagogische aanpak en een hoger ziekteverzuim (wat wordt opgevangen door meer fte’s aan het team toe te voegen).
Persoonlijk kunnen we alleen maar zeggen dat we positief terugkijken op deze maandenlange samenwerking als kwaliteitscoaches en controleurs en op het neergezette projectresultaat. We zullen graag weer een project met een team van de sociale werkvoorziening doen!

shilabo@xs4all.nl, Katja Sienknecht is informatiespecialist bij DOCfactory.
celine.rouvroye@docfactory.nl, Céline Rouvroye is informatiespecialist bij DOCfactory.