Effectief en efficiënt omgaan met informatie is vooral voor overheidsorganisaties een lastige opgave. Omdat de overheid over haar handelen publieke verantwoording moet kunnen afleggen, bestaat de risicomijdende neiging om zaken (meer dan) volledig te documenteren, mede ingegeven door de misvatting dat opslag van digitale documentaire informatie haast niets kost en deze altijd eenvoudig teruggevonden kan worden.
Effectief en efficiënt omgaan met informatie is vooral voor overheidsorganisaties een lastige opgave. Omdat de overheid over haar handelen publieke verantwoording moet kunnen afleggen, bestaat de risicomijdende neiging om zaken (meer dan) volledig te documenteren, mede ingegeven door de misvatting dat opslag van digitale documentaire informatie haast niets kost en deze altijd eenvoudig teruggevonden kan worden.
Het beheer van papieren informatie (dossiers) is al een bijna onmogelijke opgave. De rijksoverheid alleen al kampt met een achterstand van negenhonderd strekkende kilometer aan dossiers. Het lijdt geen twijfel dat een heel groot deel van al dat papier volstrekt nutteloos is. Als in plaats van achteraf, nà afloop van de behandeling van een zaak, al vóór en tijdens de behandeling kritisch zou zijn geselecteerd op werkelijk relevante informatie, dan had de beheersproblematiek nu niet een dergelijke omvang aangenomen.
Nieuwe normen, principes en standaards
Wat voorkomen moet worden is dat dit probleem zich in de toe komst zal herhalen met digitale informatie. Daarvoor is nodig dat nieuwe principes, standaards en normen worden toegepast met betrekking tot alignment en compliancy.
Onder alignment is te verstaan, de afstemmingsrelatie tussen werkproces en informatievoorziening, meer specifiek:
- de functie die verzekert dat de juiste informatie, in de juiste, direct bruikbare vorm, op het juiste moment beschikbaar is voor de juiste, daartoe geautoriseerde uitvoerder van een proces(stap);
- de functie die verzekert dat aan een zaak, niet minder, maar ook niet méér informatie wordt gekoppeld dan nodig is voor een efficiënte en effectieve behandeling van die zaak.
Onder compliancy is in dit verband te verstaan: de mate waarin aan wettelijke en beleidsregels met betrekking tot het beheer van informatie, is voldaan. Met deze informatie moeten processen kunnen worden gereconstrueerd en verantwoord.
Standaards voor zaakgericht werken
‘Zaakgericht werken’ geeft een nieuwe invulling aan het begrip ‘alignment’. Het gaat niet uit van de traditionele archieffunctie, maar van de eisen die vanuit het behandelingsproces van zaken worden gesteld. De ‘eigenaar’ van het proces of de procesketen moet aan geven welke informatie, in elke fase van de behandeling, minimaal noodzakelijk is. Wat daarbij helpt is het inzicht in welke gegevens er überhaupt zijn en waar deze in authentieke vorm gevonden kunnen worden. EGEM ontwikkelde hiervoor een standaard voor gemeenten: het Referentiemodel Stelsel van Gemeentelijke Zaken (RSGZ) en de Zaaktypencatalogus. Deze standaards zijn logisch onderdeel van de Gemeentelijke Model Architectuur GEMMA die weer spoort met de Nederlandse Overheids Referentie Architectuur NORA.
Referentie werkprocessen kunnen de proceseigenaar een kritisch inzicht geven in de minimale informatiebehoefte bij elke stap in het proces. Hij zal moeten kunnen motiveren waarom in zijn proces, ten opzichte van soortgelijke processen, méér informatie nodig is. Alle extra informatie verzwaart de beheersinspanningen.
Zonder deze standaards en zonder referentie werkprocessen zouden proceseigenaren en leveranciers van applicatiesoftware en documentaire informatiesystemen hun systemen ieder op eigen wijze inrichten. Dat zou de uitwisselbaarheid en overdraagbaarheid van zaken in processen en procesketens zeer kunnen hinderen.
Vooral in ketenprocessen is ‘zaakgericht werken’ met (uitsluitend) digitale informatie noodzakelijk. Een spectaculair voorbeeld hiervan is de wijze waarop gewerkt moet worden in een ketenproces als de uitvoering van de Wabo, waarbij zaken die verscheidene onderwerpen kunnen bevatten, door verschillende bestuurlijke, adviserende, uitvoerende en controlerende instanties gedeeld en overgedragen moeten kunnen worden. Keteninformatisering roept nieuwe vragen op met betrekking tot registratie, documentatie en archivering.
Toegespitst op de Wabo komt het Nationaal Archief met belangrijke aanbevelingen, met name met betrekking tot de verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden, het beheer, de substitutie, selectie en vernietiging en inrichting van het zaakdossier.
Normen en standaards voor doelmatig beheer en doelmatige verantwoording
De baseline Informatie op Orde is een normenkader, ontleend aan wetgeving, beleidsregels en standaards, waar de inrichting van de (digitale) documentaire informatiehuishouding aan moet voldoen. De baseline wordt, in het kader van het programma Informatie op Orde, door het Kennisprogramma Digitale Informatiehuishouding van ICTU onderhouden. Het aantal wettelijke voorschriften waaraan zou moeten worden voldaan is van eenenveertig teruggebracht tot de elf belangrijkste: als aan deze elf voorschriften is voldaan, mag de informatiehuishouding ‘op orde’ heten. De normen, gebaseerd op deze wettelijke eisen, zijn toetsbaar. Daarmee is de baseline, behalve een instrument voor de inrichting van de digitale informatiehuishouding, ook een controlemiddel.
De baseline is ontwikkeld voor de rijksoverheid en heeft daar een verplichtend karakter. Gelet op de algemene strekking van de wettelijke eisen en een na te streven eenheid van beleid binnen de gehele overheid, ligt het voor de hand de baseline ook te onderzoeken op toepasbaarheid bij gemeenten.
Toepasbaarheid bij gemeenten
Via het netwerk van gemeentelijke documentaire informatiemanagers – het ‘OZO’-netwerk – is voor ‘zaakgericht werken’ en voor de baseline Informatie op orde een brede belangstelling gebleken. In het najaar worden de normen en standaards die zijn ontwikkeld bij een representatief aantal gemeenten beproefd. Het onderzoek zal zich richten op
- de toepasbaarheid van zaakgericht werken in een of meer relevante (keten)processen;
- de toepasbaarheid en implementatie van RSGZ en Zaaktypencatalogus in verschillende systemen;
- de gevolgen van ‘zaakgericht werken’ voor de organisatie en de inrichting van processen;
- de gevolgen van ‘zaakgericht werken’ op de noodzakelijke competenties;
- de effecten van ‘zaakgericht werken’ op de kwaliteit en de doorlooptijd van processen;
- de toepasbaarheid van de normen van de baseline Informatie op Orde op de inrichting van en de controle op de documentaire informatievoorziening.
Dit traject is op 25 mei in gang gezet met een door het Kennisprogramma Digitale Informatiehuishouding, de SOD, de VNG en EGEM georganiseerde ‘kick off’-bijeenkomst voor geïnteresseerde gemeenten. In volgende afleveren van Od zal over de voortgang en de resultaten worden bericht.
