, 4 december 2018

Zaaksystemen anno 2018

image for Zaaksystemen anno 2018 image Actueel

De markt van zaaksystemen
“Er zijn te veel zaaksystemen, het duurt niet lang of de ‘shake-out’ binnen de markt zal starten.” Deze woorden hoorde ik inmiddels 10 jaar geleden bij de start van mijn carrière binnen het vakgebied informatiemanagement met als specialisatie Zaakgericht Werken.

De markt van zaaksystemen
“Er zijn te veel zaaksystemen, het duurt niet lang of de ‘shake-out’ binnen de markt zal starten.” Deze woorden hoorde ik inmiddels 10 jaar geleden bij de start van mijn carrière binnen het vakgebied informatiemanagement met als specialisatie Zaakgericht Werken.
Het aantal leveranciers en producten is amper veranderd de afgelopen jaren. Zelfs daar waar verschillende zaaksystemen wegens overnames via één leverancier worden aangeboden, duurt het nog jaren voordat de oude zaaksystemen niet meer in productie zijn.

Een veel fraaiere constatering is wel dat de markt van zaaksystemen steeds meer volwassen begint te worden. Ook hebben een aantal bestaande leveranciers een volledig nieuw of vernieuwd product op de markt gebracht. De functionele verschillen worden kleiner en kleiner en de focus verschuift. Waar het een aantal jaar geleden bij een selectietraject vooral ging om de aanwezigheid van bepaalde functionaliteit, ontstaat er nu een verschuiving naar de wijze waarop deze functionaliteit wordt aangeboden. De gebruiksvriendelijkheid voor de behandelaar krijgt meer en meer de aandacht en daarmee hebben de hedendaagse zaaksystemen de wereld van de omgebouwde archief- en inventarisatiesystemen definitief achter zich gelaten.

Naast de generieke zaaksystemen heeft er de laatste jaren ook een flinke doorontwikkeling plaatsgevonden van de specifieke zaaksystemen. Deze ontwikkelingen dragen goed bij aan het onderscheid tussen Zaakgericht Werken als methodiek en het zaaksysteem als middel. Zaakgericht Werken als methodiek is breed toepasbaar binnen een organisatie en vereist niet per definitie een generiek zaaksysteem.
Vooral binnen het domein van vergunningen, toezicht en handhaving is inmiddels een breed aanbod van systemen te vinden, specifiek voor dit vakgebied. Functioneel ondersteunen deze systemen het Zaakgericht Werken binnen het vakgebied even goed als menig generiek zaaksysteem.

De ondergang van de dunne en dikke midoffice
Tot enkele jaren terug kon een organisatie niet om deze keuze heen: wordt de dunne of dikke midoffice omarmt? Bij de dunne midoffice worden de systemen in de frontoffice en de backoffice vooral technisch met elkaar verbonden, terwijl bij de dikke midoffice de functionaliteit van de backoffice wordt vervangen.
Nog altijd lijken veel organisaties het gevoel te hebben dat deze keuze ook daadwerkelijk gemaakt moet worden. In de markt is dit verschil echter amper terug te zien. Uiteraard zijn er nog verschillen te vinden tussen de diverse zaaksystemen. De ene leverancier richt zich meer op generieke functionaliteit en de andere op integratie. Het verschil is echter minimaal. Generieke zaaksystemen bieden vandaag de dag zowel de mogelijkheid om zaken volledig te behandelen binnen het zaaksysteem, als ook de mogelijkheid om te integreren met een backoffice. De keuze hiervoor ligt steeds minder bij de techniek en is vooral afhankelijk van de wensen, ambities en het beschikbare budget van de organisatie.

De inzet van zaaksystemen
De inzet van het generieke zaaksysteem lijkt de laatste jaren langzaam te veranderen. Waar het enkele jaren geleden nog bijna een doel op zich was om alle applicaties te koppelen aan het zaaksysteem, zie je nu steeds vaker dat dit niet meer het geval is. Het denken in aparte informatiedomeinen is door de slechte ervaringen met het koppelen weer terug.:
Ook de extra aandacht voor privacy met de komst van de AVG draag hier aan bij. We accepteren de verschillen tussen de domeinen en zien integratie niet meer als doel op zich. Domeinsystemen, waarin zowel de frontoffice-functionaliteiten als de archivering voldoende zijn gefaciliteerd, worden vaker als op zichzelf staande oplossing ingezet.
Voorzieningen zoals enterprise search zorgen hierbij voor het integrale klantbeeld en kennisuitwisseling tussen de domeinen en de komst van het e-Depot borgt daarbij de duurzame opslag.

Zaakgericht Werken
Binnen bijna alle overheidsorganisaties heeft het concept van Zaakgericht Werken voet aan de grond gekregen. Het concept is niet meer weg te denken en met de komst van de Omgevingswet lijkt het alleen maar breder ingezet te gaan worden. Als het concept wel ter discussie wordt gezet komt het vaak neer op een semantische discussie of gaat het om de inzet van het generieke zaaksysteem.

De toekomst
Op het gebied van zaaksystemen lijkt de grootste verandering de komst van Common Ground te worden. Bij Common Ground is één van de doelen het scheiden van gegevens en applicaties, iets wat nu bij zaaksystemen maar beperkt wordt toegepast. Hierdoor wordt niet zozeer de inzet van zaaksystemen anders, maar vooral de wijze waarop de systemen zijn ontworpen. Voor de meeste zaaksystemen zal dit een flinke verandering zijn. Als het concept doorzet zal het in de toekomst steeds makkelijker worden om te wisselen van leverancier.
De grote vraag is en blijft of de bestaande leveranciers de verandering met de huidige systemen kunnen bijhouden, of dat ze hiervoor nieuwe systemen op de markt gaan brengen. Dit zal bepalen of dat er een volledig nieuw aanbod op de markt komt.

Zaaksystemen in Beeld LIVE 2019
Wil je meer weten? Op 14 februari 2019 organiseert KBenP Zaakgericht Werken wederom het event Zaaksystemen in Beeld LIVE ’19. Naast de generieke zaaksystemen vindt u hier onder andere ook VTH – systemen en documentgeneratiesoftware. Wij proberen ook ruimte te maken voor de initiatieven van Common Ground. Meer informatie kunt u vinden op https://zaaksystemeninbeeld.nl/live-2019