9 april 2016

Zaaksystemen in Beeld LIVE!

image for Zaaksystemen in Beeld LIVE! image

Gezien het grote aantal bezoekers en de positieve reacties uit de zaal en van de deelnemende leveranciers blijken de organisatoren van Zaaksystemen in Beeld LIVE!, KBenP Zaakgericht Werken, een goed concept te hebben ontwikkeld.

Gezien het grote aantal bezoekers en de positieve reacties uit de zaal en van de deelnemende leveranciers blijken de organisatoren van Zaaksystemen in Beeld LIVE!, KBenP Zaakgericht Werken, een goed concept te hebben ontwikkeld.

Zaakgericht werken leeft
Het Zaaksystemen in Beeld-event kenmerkt zich door de focus op de systemen en demonstraties daarvan. Omdat er geen sprake is van sponsorpakketten, hebben alle aanwezige leveranciers gelijke kansen om zelf hun oplossing te laten zien. Het succes van de demonstraties hangt dus af van wat een leverancier kan tonen aan het publiek en hoe hij omgaat met de vragen.
De dag kende dit jaar verschillende thema’s. Daardoor konden de bezoekers gericht demonstraties van de leveranciers bekijken en dus ook beter vergelijken. Dit was een van de wensen die naar voren kwam in de evaluaties van de eerste editie in 2015. Een ander aspect waar de bezoekers behoefte aan bleken te hebben (het zelf kunnen proberen van de verschillende systemen), is dit jaar ingevuld met een proeftuin in de centrale ruimte waar iedereen naar hartenlust kon experimenteren.
Het concept lijkt gezien het grote aantal bezoekers en de reacties van zowel de mensen in de zaal als de leveranciers een succes. Opvallend was dat de bezoekers niet alleen uit de gemeentelijke wereld kwamen. Een rondje door de zaal leerde dat organisaties zoals waterschappen, woningcorporaties en onderwijsinstellingen ook goed vertegenwoordigd waren.
Duidelijk is dat zaakgericht werken nog steeds volop leeft en dat de behoefte aan een goede oriëntatie op het aanbod aan systemen bij een diversiteit aan organisaties aanwezig is.

In dit verslag vindt u de unieke eigenschappen van de verschillende zaaksystemen nog eens beschreven.

“Zaaksystemen zijn niet uniek, uw organisatie is dat wel”
Informed Consulting biedt met het compositie platform van EMC-Documentum een uniek zaaksysteem op basis van reeds bestaande bouwstenen van onder andere de Gemeente Amsterdam en de Dienst Justitiële Inrichtingen (Ministerie van V& J). Het zaaksysteem is snel en eenvoudig te ‘componeren’ om te voldoen aan de specifieke eisen van de organisatie.
Via een bewezen agile projectaanpak en de inzet van dynamische mock-ups begeleiden de consultants van Informed Consulting de organisaties snel en kosten effectief naar een zaaksysteem. Door de gebruikersvereniging bij het traject te betrekken is er sprake van een relatief eenvoudige gebruikersacceptatie. Dit jaar komt het dynamische zaaksysteem van Informed Consulting, in samenwerking met EMC, ook als cloudoplossing beschikbaar. Via een pay-per-use-model kunnen gemeentes efficiënt hun eigen zaaksysteem krijgen in de cloud met een grote mate van flexibiliteit in opzet en gebruik.

“Meer dan software alleen”
SinglePoint-for-All is het platform dat niet alleen onder de noemer zaaksysteem valt, maar ook onder integraal projectmanagement. Gebaseerd op Microsoft SharePoint in combinatie met ProjectServer. Het is een alles omvattend, integraal platform, toegespitst op de communicatie en informatie die mensen nodig hebben. Taal staat centraal en is daarbij het voertuig van informatie die de verschillende doelgroepen binnen en buiten de organisatie met elkaar uitwisselen. Het denken in informatietaal van verschillende doelgroepen, rollen en expertises en de verschillende behoeften heeft geleid naar een unieke oplossing, waarbij digitalisering van alle informatiestromen centraal staat, vanuit de gebruiker en de klant.
SinglePoint-for-All gaat uit van doelgroepgerichte portalen voor medewerker, klant, object, project en archief. Portalen vormen de filter dat aansluit op de werkwijze van de verschillende groepen binnen de organisatie. Door centrale positionering van eenduidige digitale communicatie en informatie is Split~Vision in staat de digitale samenwerking binnen en buiten de organisatie efficiënter, gebruiksvriendelijker en effectiever te maken.

“Digitale ambities waarmaken”
Belangrijke onderdelen van JOIN Zaak & Document zijn DMS/RMA, gegevensmagazijn, zakenmagazijn, zaakafhandeling, CRM, scannen, documentcreatie en de integratie met een ZTC. Hiermee heeft een organisatie een zaaksysteem in huis waarmee zij organisatiebreed zaakgericht kunt werken.
Decos heeft tal van nieuwe ideeën om het zaaksysteem verder te ontwikkelen. Een van de speerpunten binnen haar productontwikkeling is een volledige integratie en herontwikkeling van het besluitvormingsproces binnen het zaaksysteem. Daarnaast streeft Decos ernaar om alle processen inzichtelijker te maken met de introductie van standaard managementrapportages en de uitbereiding van functionaliteiten op het gebied van deel- en vervolgzaken, inclusief archivering. Ook wil Decos vooruitgang boeken binnen de zoekmogelijkheden binnen het zaaksysteem. Om het systeem toegankelijker te maken, streeft Decos naar een volledige integratie met Office 365 en de volledige ondersteuning van onze suite in de cloud. In samenwerking met haar klanten zal Decos bezig blijven met het bijstellen en aanpassen van haar speerpunten binnen de doorontwikkeling van JOIN Zaak & Document.

“Eenduidige informatieverstrekking aan burgers en bedrijven”
Nog betere dienstverlening aan burgers en bedrijven, en efficiëntere interne processen. Die twee doelen bereikt een organisatie door zaakgericht te werken. En Centric biedt de juiste oplossingen om ze allebei te realiseren.
Uniek aan het zaaksysteem van Centric is dat specialisten zaakgericht werken met hun vertrouwde applicatie en dat generalisten werken met een generieke oplossing. Zo werken medewerkers Burgerzaken zaakgericht met Key2Burgerzaken en WIZ-medewerkers met Suites voor het Sociaal Domein.
Alle zaken komen samen in het zakenmagazijn, de bijhorende documenten staan netjes bij elkaar in Key2Documenten. Door zaken en documenten centraal te bewaren realiseert de organisatie een flinke kostenbesparing. Tegelijkertijd wordt eenduidige informatieverstrekking aan burgers en bedrijven gerealiseerd.
Centric is groot voorstander van standaarden. Voor het zaakgericht werken gebruiken onze oplossingen daarom de standaard zaak- en document services. Oplossingen van derden zijn hierdoor eenvoudig te integreren met die van Centric. Zo dragen we met standaarden bij aan keuzevrijheid en robuuste gegevensuitwisseling tussen systemen.

“Baanbrekende functionaliteiten door co-creatie”
Met onze gebruikers werken we op een unieke manier samen. De samenwerking richt zich op het in co-creatie ontwikkelen van de Exxellence Suite. Gemeenten die lid zijn van onze gebruikersvereniging Exxellent Users, krijgen de rol van product-owner. Omdat we continu in gesprek zijn met onze gemeenten en luisteren naar hun wensen, maken we het verschil.
Door co-creatie volledig toe te passen, komen baanbrekende functionaliteiten tot stand. Een voorbeeld hiervan is het Exxellence Generieke Koppelvlak. Met dit koppelvlak sluiten wij op een gebruiksvriendelijke manier aan op alle denkbare applicaties.
Wat gebeurt er om ons heen en wat betekent dit voor onze software (roadmap)? We bewegen richting thema’s zoals de mobiele samenleving, smart cities en burgerparticipatie. Dit maakt dat we werken aan een responsive variant van het Exxellence ZaakSysteem dat draait in de cloud, de adoptie van objectgericht werken en het uitbreiden van onze CRM-functionaliteiten.

“De professional optimaal in zijn kracht”
Intensief contact met de eindgebruikers heeft BCT geleerd dat software laagdrempelig en eenvoudig in gebruik moet zijn met een intuïtieve interface. Om dit te realiseren maken we gebruik van een ontwikkelmodel dat uitgaat van continuous delivery en deployment. Dat betekent dat wij razendsnel de wensen van eindgebruikers in functionaliteit kunnen omzetten. Daarmee zorgen we voor het optimaal faciliteren van de eindgebruiker. Alleen met de juiste hulpmiddelen en informatie zullen professionals in staat zijn het maximale uit zichzelf en hun omgeving te halen. BCT creëert digitale werk omgevingen afgestemd op rollen en informatiebehoeften.
Hij beschikt over exact die informatie, functionaliteit en processen die hij nodig heeft om te kunnen excelleren in zijn functie. De nieuwe doelgroep specifieke werkomgevingen Baliemedewerker- en Behandelaarportaal bevatten een aantal unieke eigenschappen, zoals een unieke feature op het gebied van multi tasking. De professional kan hierdoor meerdere taken tegelijkertijd uitvoeren vanuit één scherm. Daarnaast zijn de portalen gebaseerd op governance, riskmanagement en compliance.

“Zaakgericht Werken vanuit de vertrouwde Outlookomgeving.”
Een integraal, volledig klantbeeld is essentieel voor de dienstverlening. De integratie van klantcontactfunctionaliteit binnen het KCC-Zaaksysteem zorgt voor optimale ondersteuning van de medewerker met een minimum van administratieve taken. Het is eenvoudig om e-mails, documenten, zaak- en klantcontactinformatie te registreren en ontsluiten. Alle informatie is vanuit één enkel scherm voorhanden en gebruikers hebben zicht op wat er speelt bij een klant, op een adres, bij een bedrijf, in een wijk… . De optimale mix tussen een goed gesprek en uitgebreide rapportage.
De beheeromgeving van het KCC-Zaaksysteem is volledig geïntegreerd binnen de Microsoft Productsuite. De intuïtieve interface ondersteunt alle beheerstaken: het inrichten van een nieuw zaaktype, instellen van gebruikersnotificaties, het doorvoeren van mutaties en het delen van zaaktypen met een collega-gemeente.
Onegov gelooft in een langdurige en intensieve samenwerking met de gebruikers om het continu veranderende speelveld van overheidsorganisaties te ondersteunen met innovatieve oplossingen. Binnenkort verschijnt het KCC-Zaaksysteem op basis van Microsoft Dynamics 2016, waarmee het platform klaar is voor de toekomst.

“Ontwikkeling door en voor overheidsorganisaties”
Zaaksysteem.nl is het enige zaaksysteem in Nederland wat in open source ontwikkeld wordt. De reden hiervoor is dat we bij zaaksysteem.nl een passie hebben voor het verbeteren van de overheid door een andere manier van samenwerken en verstandig omgaan met publiek geld. We maken ontwikkelingen voor iedereen beschikbaar. Naast de inzet van open source maken we gebruik van bewezen oplossing die gemeenten helpen de techniek sneller en eenvoudiger te gebruiken. Denk hierbij aan open standaarden en SaaS voor de techniek en Scrum als methodiek om gemeenten te helpen bij de implementatie.
Dit jaar wordt het hele zaaksysteem vernieuwd. Een nieuwe systeemarchitectuur, maar ook een nieuw uiterlijk gebaseerd op material design. Het resultaat is dat zaaksysteem.nl weer klaar is voor de toekomst, zowel aan de binnenkant als de buitenkant. Daarbij gaan we steeds meer toe naar een generieke kern voor zaakgericht werken en apps voor specifieke toepassingen (zaaktypen) die gebruikmaken van de standaarden van zaakgericht werken.

“Continue verrijking met de laatste ontwikkelingen” 
Digiraadhuis levert een cloudgebaseerde en gebruiksvriendelijke totaaloplossing waarmee organisaties snel en eenvoudig hun dienstverlening verbeteren.
De kracht van Digiraadhuis ligt in het optimaliseren van processen en het koppelen van complexe systemen en ketens. Digiraadhuis koppelt alle informatie in de keten in real-time en brengt lokale en centrale gegevensbronnen overzichtelijk bij elkaar. Dit kan ook informatie zijn uit nieuwe systemen zoals Internet of Things (IoT)-sensoren of Beacons. Onze geavanceerde technologie maakt het mogelijk om een nieuwe koppeling te bouwen in slechts een tot drie dagen. Het systeem integreert hierdoor naadloos met de bestaande ICT infrastructuur.
Alle elementen van Digiraadhuis, zoals processen, koppelingen, beslisbomen, controlelijsten etc. zijn volledig open source en uitwisselbaar.
Bij Digiraadhuis betaal je voor gebruik, niet voor bezit. Het abonnement op Digiraadhuis is maandelijks opzegbaar. Wij zijn erbij gebaat dat klanten hun maandabonnement verlengen en zorgen daarom voortdurend voor het gratis beschikbaar stellen van innovatieve nieuwe technologieën, zoals de ondersteuning voor digitale handtekening.

“Meer dan een zaaksysteem”
De kracht van InProces zit in een echte all-in-one-oplossing voor de hele front- en midoffice. InProces omvat de complete levenscyclus van aanvraag, behandeling, besluitvorming en levering. Het is dan ook meer dan een zaaksysteem. Het is een enterprise content management-systeem voor een organisatiebrede informatiehuishouding. InProces is een SaaS-oplossing, waarbij Brein gebruikmaakt van een public en private cloud-infrastructuur in eigen beheer.
InProces onderscheidt zich via ondersteuning voor meerdere organisaties. Hoe organisaties ook samenwerken (in de keten of via een samenwerkingsverband), het gebruik van InProces levert een besparing op. Een ander onderscheiden punt is de diepgaande integratie met standaard content. Middels een import van de SDU PDC en het ModelDSP is InProces in één klap ingericht. Publicatie naar de website, loketten en KCS verloopt automatisch. Hoe meer een organisatie zich conformeert aan het model, hoe sneller up-and-running met de volledige front- en midofficesuite.
Op onze roadmap staat met name de eindgebruiker centraal. Mobile first is het uitgangspunt voor al onze InProces-applicaties.

“Djuma verbindt mensen”
Djuma is ontwikkeld door Circle Software in co-creatie met haar klanten. Daarmee streeft dit nieuwe zaaksysteem naar optimale gebruikersvriendelijkheid. Djuma is ontstaan vanuit de optiek dat een nieuwe generatie mensen vraagt om een nieuwe dynamiek. Die vereist een andere manier van werken door de gemeente en om het verbinden van ambtenaren met burgers en met elkaar. Djuma is een SaaS-oplossing die draait in een veilige cloudomgeving en biedt een verrassende combinatie van gemak en degelijkheid.
Djuma ontwikkelt zich volgens de methodiek van agile software development. Dat betekent dat wij pakweg iedere zes weken nieuwe functionaliteit aan het online platform toevoegen. We hebben een roadmap, waarbij we ons samen met klanten met name richten op het finetunen en uitbreiden van de basis en het ontwikkelen van frontofficefunctionaliteit. Denk daarbij aan het geavanceerde klantcontactsysteem en het bijbehorende e-loket/Mijn Gemeente. In 2016 voegen we op deze wijze al kennisbankintegratie, vernietiging en overdracht, managementinformatie, e-formulieren, objectenbeheer, geavanceerd zoeken en nog veel meer toe.

Eric.kokke@goopleidingen.nl, Eric Kokke is redactielid van Od.