De gemeente Zaanstad pakt de implementatie van M365 grondig aan. Welke keuzes zijn gemaakt voor de inrichting van het informatiebeheer en het bewaarbeleid in M365 voorafgaand aan de implementatie?
Zaanstad maakt nog geen gebruik van M365. Veel collega’s en vakgenoten reageren verbaasd als dit ter sprake komt. En toch is een team, bestaande uit onder anderen project- en informatiemanagers, procesadviseurs, recordmanagers en functioneel beheerders bijna fulltime bezig met M365.
Een van de belangrijkste redenen is de aandacht voor de inrichting van het informatiebeheer in M365. Van het begin af aan was duidelijk dat we de functionaliteiten die M365 biedt voor goed informatiebeheer optimaal wilden benutten. Ons doel was om vooraf te zorgen voor een goede structuur voor informatiebeheer om te voorkomen dat we achteraf onze eigen rommel moesten gaan opruimen.
Een andere belangrijke reden is dat M365 de netwerkschijven moet gaan vervangen. Werken met M365 vraagt een andere aanpak dan het werken op netwerkschijven zoals medewerkers gewend waren. Een werkgroep van het projectteam houdt zich specifiek met deze acceptatie en de opleidingen bezig.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 28: Microsoft Office 365. Lees hier verder
