, 9 maart 2020

Zelf registreren werkt niet

image for Zelf registreren werkt niet image Prikkel

Laten we er maar gewoon mee stoppen. Het werkt eigenlijk nergens. Mensen willen het eigenlijk niet. Het wordt er niet beter op. Het zorgt voor minder fte op een informatiebeheer-/DIV-afdeling en, het belangrijkst, er is totaal geen toegevoegde waarde. Waar ik het over heb? Het zelf laten registreren van binnenkomende informatie door proceseigenaren. U weet wel. Daardoor zou de behandelend ambtenaar niet alleen meer zelf verantwoordelijk zijn voor het beheer van zijn dossiers (dat was natuurlijk altijd al zo), maar hij zou ook zelf gaan registreren, dossiers vormen en archiveren. Toch? Dat was de bedoeling. Het is immers veel handiger op die manier. De ambtenaar heeft gelijk toegang tot de voor hem relevante informatie en kan direct aan de slag. Toch? En dat registreren, metadata toevoegen, dossier of zaak vormen? Dat is een fluitje van een cent. Dat kan zo moeilijk niet zijn. Toch? Zo is het tenminste verkocht. Dus zijn vele organisaties op deze manier gaan werken. Zogenaamd in het kader van het optimaliseren van processen en het weghalen van “overbodige” tussenstappen en verbeteren van de informatiedienstverlening. Maar eigenlijk was het gewoon een bezuinigings- maatregel; het is immers digitaal dus waar heb je zo’n DIV’er nog voor nodig?

Maar de praktijk? Die ziet er wel een beetje anders uit. Registratie gebeurt nauwelijks of niet goed, de DMS en het zaaksysteem worden minimaal gebruikt en schaduwarchieven hebben het zicht verplaatst van de kast naar de netwerkschijf. En wat doen de overgebleven DIV’ers? Die controleren of de registratie van de informatie wel goed gebeurt en of de duurzame toegankelijkheid niet in gevaar komt. Heb je dus een mooie controlerende functie gekregen, maar doe je eigenlijk werk dat niet nodig zou zijn geweest als…. Vul het zelf maar in. Ik durf te zeggen dat het ook nooit gaat werken. Er is simpelweg niet voldoende toegevoegde waarde voor die ambtenaar om er veel aandacht en moeite in te stoppen. Het is een extra taak die hem niks oplevert. Het is ook veel makkelijker om die informatie lekker zelf op een eigen schijf te bewaren. Ik hoor u nu denken: ‘En de typekamer dan?! Die is toch ook verdwenen en iedereen maakt nu zelf zijn brieven!’ Dat klopt, maar daar was de toegevoegde waarde juist wel nadrukkelijk aanwezig. Zelf typen betekent controle over het tijdpad van versturen, makkelijk wijzigingen aanbrengen en niemand die meeleest. Voldoende voordelen om het zelf te gaan doen. Zelf registreren, metadateren en dossiers vormen. Ik daag u uit. Noem een voordeel voor de behandelend ambtenaar!

Eric Kokke is redactielid Od