18 april 2017

Zelf selectielijsten vaststellen

image for Zelf selectielijsten vaststellen image

Voor gemeenten is 1 januari 2017 een belangrijke datum. Niet alleen omdat ‘digitaal 2017’ aanbreekt, maar ook omdat vanaf die datum de nieuwe selectielijst voor gemeentelijke en intergemeentelijke organen (met terugwerkende kracht) van toepassing is. Het proces om tot deze nieuwe selectielijst te komen was een lang traject. Na de interne inspraaken vaststellingrondes van de VNG is de definitieve Ontwerpselectielijst in april 2016 door de VNG formeel aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) aangeboden ter vaststelling.

Voor gemeenten is 1 januari 2017 een belangrijke datum. Niet alleen omdat ‘digitaal 2017’ aanbreekt, maar ook omdat vanaf die datum de nieuwe selectielijst voor gemeentelijke en intergemeentelijke organen (met terugwerkende kracht) van toepassing is. Het proces om tot deze nieuwe selectielijst te komen was een lang traject. Na de interne inspraaken vaststellingrondes van de VNG is de definitieve Ontwerpselectielijst in april 2016 door de VNG formeel aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) aangeboden ter vaststelling.

In de aanbiedingsbrief aan de minister breekt de VNG een lans om “de Archiefwet 1995 op dit punt aan te passen om een slagvaardiger werkpraktijk mogelijk te maken en recht te doen aan de eigen verantwoordelijkheid van gemeenten”.2 De VNG noemt daarbij twee argumenten. Allereerst past vaststelling door de minister niet bij de uitgangspunten van het interbestuurlijk toezicht. Daarnaast geeft de VNG aan het vreemd te vinden dat departementen samen met de minister van OCW de selectielijst vaststellen. Het toezicht op decentrale overheden is daarmee zwaarder dan op andere departementen.

Decentralisaties
Aan de argumenten van de VNG kan worden toegevoegd dat er in de afgelopen jaren steeds meer taken zijn overgedragen aan gemeenten. Het bekendste voorbeeld zijn de decentralisaties in het sociaal domein. Ook op andere terreinen krijgen de decentrale overheden meer beleidsvrijheid. Het zelf vaststellen van een selectielijst past bij deze groeiende beleidsruimte voor decentrale overheden. Daarnaast geeft het ook een steviger invulling aan het zorgdragerschap. De zorgdrager is nu immers al verplicht tot het opstellen van een selectielijst. Wat mij betreft is het een logische vervolgstap als de decentrale overheden de lijsten ook zelf vaststellen.

Wetswijziging
In de kabinetsreactie op de motie Segers3 gaf het kabinet aan voor het einde van 2016 te komen met een overzicht van benodigde aanpassingen van de Archiefwet.4 Ik heb dit overzicht nog niet gezien, maar het ligt in de lijn der verwachting dat het nieuwe kabinet werk maakt van een herziening van de Archiefwet. In dat herzieningstraject kan de voorgestelde wijziging wat mij betreft gelijk worden meegenomen. Concreet gaat het dus om een aanpassing van artikel 5 sub 2 onder c Archiefwet 1995.

Volgens artikel 4 van het Archiefbesluit 1995 is op de voorbereiding van de selectielijst de ‘uniforme openbare voorbereidingsprocedure’ (afding 3.4 Algemene wet bestuursrecht) van toepassing. De minister geeft invulling aan deze procedure. Dit komt erop neer dat de ontwerpselectielijst zes weken ter inzage wordt gelegd en dat iedereen vrij is daarop een zienswijze in te dienen. Een gevolg van de hierboven voorgestelde wijziging is dat niet meer de minister, maar de decentrale overheden deze procedure moeten volgen. Artikel 4 van het Archiefbesluit 1995 moet dus op dit punt worden aangepast en aangevuld.

Basislijst
Moeten dan alle provincies, gemeenten en waterschappen zelf aan de slag met het opstellen van een selectielijst? Ik pleit voor een tussenvariant. De koepelorganisaties VNG, IPO en UvW verrichten nuttig werk door voor de aangesloten leden een ontwerpselectielijst op te stellen. Deze lijst kan worden beschouwd als een ‘basislijst’. De leden kunnen deze basislijst vervolgens zelf, al dan niet na het uitvoeren van een risicoanalyse, (on)gewijzigd vaststellen. Wanneer de zorgdragers op onderdelen afwijken van de basislijst, worden deze wijzigingen beargumenteerd vastgelegd. Ook gemeenschappelijke regelingen kunnen gebruik maken van de opgestelde basislijst.

Deze werkwijze benadrukt de noodzaak van het uitvoeren van een lokale risicoanalyse, zoals voorgesteld in de waarderingsmethodiek van het Nationaal Archief.5 Daarnaast krijgt het Strategisch Informatieoverleg (SIO) een zwaardere rol. Een SIO in ‘enge zin’ is bedoeld als gremium waarin vragen over waardering en selectie ter tafel komen.6 Het vaststellen van de selectielijst geeft het lokale SIO meer cachet.

Toezicht
Maar wat als een decentrale overheid niet overgaat tot het vaststellen van een selectielijst? Dit is volgens mij een onderdeel van het interbestuurlijk toezicht. Er is dan immers sprake van taakverwaarlozing. Als de hierboven voorgestelde wetswijziging realiteit is, moet het opstellen en vaststellen van een selectielijst onderdeel worden van de horizontale verantwoording. In geval van gemeenten en waterschappen betekent dit concreet dat het vaststellen van een selectielijst een onderdeel moet worden van de archief KPI’s.7 Via de interventieladder kan de toezichthouder aanwijzingen geven en desnoods ingrijpen.

Een ander tegenargument zou kunnen zijn dat er voor het lokaal vaststellen van een lijst capaciteit nodig is. De praktijk leert echter dat gemeenten, waterschappen en provincies nu ook tijd vrijmaken voor het beoordelen van de ontwerp selectielijsten die door de koepelorganisaties worden opgesteld. Daar komt nu alleen de vaststellingsprocedure bij. Daarbij is het een groot voordeel dat het niet langer nodig is om de koepelorganisaties te mandateren, om namens de leden een ontwerpselectielijst op te stellen.

Is hiermee nu een wereldprobleem opgelost? Dat natuurlijk niet. Deze nieuwe werkwijze heeft wel een belangrijk voordeel: het voorkomt een hoop gedoe met het mandateren van de koepelorganisaties. Daarnaast worden decentrale overheden niet alleen geacht de selectielijst toe te passen, maar vooraf na te denken over de inhoud van de selectielijst. Dat lijkt me een belangrijke winst.

Anthony.vanderwulp@vhic.nl, Anthony van der Wulp is archivaris en werkt als adviseur en docent bij VHIC. De auteur schreef dit artikel op persoonlijke titel.


1 Archiefwet 1995, artikel 5 sub 2 onder c.

2 Aanbiedingsbrief VNG aan de minister van OCW, ‘Ontwerpselectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017’, d.d. 13 april 2016.

3 In deze motie verzocht de Kamer de regering om nog in 2016 uitvoering te geven aan de aanbevelingen van het rapport van de Erfgoedinspectie over de zaak Cees H. en tevens de Archiefwet aan te passen aan de digitale ontwikkelingen en eisen van transparantie.

4 Kamerbrief, vergaderjaar 20152016, 34 362 nummer 25.

5 Zie de handreiking ‘Belangen in balans’, Nationaal Archief, mei 2015.

6 Zie de handreiking ‘Strategisch Informatie Overleg Decentrale Overheden’, Archief2020 en AIDO, februari 2015.

7 Zie de VNG handreiking ‘Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s)’, tweede geactualiseerde versie april 2013.