Stel je een zelfstandig bestuursorgaan voor. Een organisatie die dagelijks werkt aan maatschappelijke, actuele onderwerpen. Voor Nederland, in internationale context. Het is voor de organisatie belangrijk dat die serieus aandacht besteedt aan archiveren. Daarom gaat de organisatie aan de slag met archiveren by design, vanuit een visie.
De adviseurs van het Nationaal Archief zijn wel te vinden voor een adviestraject waarin theoretische kaders de praktijk ontmoeten. Wil een organisatie archiveren by design integreren in haar visie op het inrichten van informatiesystemen? Dan grijpen onze adviseurs die kans al helemaal met beide handen aan.
Waarom is een visie zo belangrijk?
Onze voorbeeldorganisatie van ongeveer tweeduizend medewerkers speelt een belangrijke rol in Nederland en daarbuiten. Het werkveld is groot, divers en complex. Dit heeft gevolgen voor de informatiehuishouding van de organisatie. Ze stelt hoge eisen als het gaat om betrouwbaarheid, veiligheid en dataverwerking. En ook aan het informatiebeheer. De organisatie wilde een visie ontwikkelen om:
- structuur te geven aan vernieuwing of verandering binnen de organisatie ten aanzien van informatiesystemen;
- het thema informatiehuishouding en de bijbehorende thematiek op een uniforme manier in (de context van) andere trajecten over te brengen aan alle belanghebbenden.
De visie ontwikkelde ze als deel van Open op Orde: het actieplan om de informatiehuishouding van de rijksoverheid te verbeteren. De visie biedt de organisatie een stip op de horizon bij het maken van keuzes op het gebied van informatiesystemen. Ook dient de visie als input voor toekomstige programma’s en projecten. Denk bijvoorbeeld aan e-mailarchivering. Deze manier van werken is een schoolvoorbeeld van archiveren by design. Al voordat de projecten starten, leg je de eisen voor duurzame toegankelijkheid vast in uitgangspunten.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 32: Archiveren by design. Lees hier verder
