1 oktober 2010

Zoeken zonder hulp

image for Zoeken zonder hulp image

Informatie is in Nederland op z’n zachtst gezegd toch wat ingewikkeld toegankelijk. Bij de meeste dossiers of projecten zijn de documenten niet via de website toegankelijk. Daarnaast is veel informatie nogal versnipperd aanwezig. Zo kan het prima gebeuren dat twee afdelingen niet of nauwelijks van elkaar weten dat ze dezelfde documenten hebben of wordt er ‘verdeel-en-heers’ tussen bestuursorganen gespeeld. Als een project is uitbesteed dan is vaak niet geregeld dat documentatie alsnog richting archieven van het bestuursorgaan vloeien.

Informatie is in Nederland op z’n zachtst gezegd toch wat ingewikkeld toegankelijk. Bij de meeste dossiers of projecten zijn de documenten niet via de website toegankelijk. Daarnaast is veel informatie nogal versnipperd aanwezig. Zo kan het prima gebeuren dat twee afdelingen niet of nauwelijks van elkaar weten dat ze dezelfde documenten hebben of wordt er ‘verdeel-en-heers’ tussen bestuursorganen gespeeld. Als een project is uitbesteed dan is vaak niet geregeld dat documentatie alsnog richting archieven van het bestuursorgaan vloeien. De eerste stap in de zoektocht is dan ook helder te krijgen waar documenten zich logischerwijs kunnen bevinden. Daarvoor is inhoudelijke kennis nodig van het onderwerp door je in te lezen op websites en gesprekken te voeren. Een goede voorbereiding is dan ook de sleutel tot het stellen van juiste vragen en het voeren van de juiste zoektocht.

Gebrek aan hulpmiddelen
Feit is dat het beheer van documenten uiterst mager is geregeld.
Waar iets zich bevindt staat niet op een centraal toegankelijke lijst, waardoor het bestaan van stukken niet altijd bekend is en de locatie ook niet in het oog springt. Voor een verzoeker, die weinig andere middelen dan de Wet openbaarheid van bestuur (WOB) heeft, betekent dit dat hij geblinddoekt vraagt om de toegang tot informatie. Zijn vraag moet breed genoeg zijn om niets belangrijks te missen, maar ook weer niet te breed om tegen forse vertraging op basis van de complexiteit van het verzoek en een overvloed aan informatie aan te lopen. Het gevolg hiervan is dat er meer en breder geformuleerde Wob-verzoeken moeten worden ingediend. Bij de beslissing moet een ingewikkelde zoektocht naar documenten worden gestart. Die actie kost tijd, omdat informatie soms van meerdere afdelingen moet komen. Niemand wordt daar uiteindelijk echt gelukkig van.
Het nettoresultaat is dat we in een digitale wereld nog sterk op papier gericht zijn en de traagste Wob ter wereld hebben. In Noord-Europese en veel Baltische landen worden documenten wel in een register bijgehouden. Handig om dingen op te zoeken voor ambtenaar en burger, want meteen is de status duidelijk wat al publiek is en vooral wat niet. In Noorwegen kun je vervolgens elektronisch vragen om openbaring. Dat gaat snel, want de beslissing wordt soms dezelfde dag genomen, soms duurt het een week. Zoiets impliceert dat de ambtenaar over mandaat beschikt om snel te beslissen. Het mag duidelijk zijn dat het voor een journalist voor bepaalde documenten een serieuze optie is om in Noorwegen, Estland (met een beslistermijn van drie werkdagen) of Bulgarije met een ruimhartig regime te ‘wobben’. Iets trager is de Europese Commissie, maar vaak wel een zinvolle aanvulling op Nederlandse verstrekking. De Verenigde Staten is – afhankelijk van het type overheid – aantrekkelijk, omdat daar met de burger wordt gekeken naar de informatiebehoefte. Omdat per hoofd van de bevolking zo’n zeventig maal zoveel wordt gewobt, is de expertise daar ook groter.

Strategie is de truc
In veel gevallen zijn die omwegen er niet en dan is het belangrijk een strategie te ontwikkelen. Wie vraag je wat en op welke manier. Bij het opvragen is het vooral belangrijk goed na te denken waar de kans op tegenwerking het kleinst is. Daarvoor zijn kennis van het bestuursorgaan, de heersende opvattingen en vooral gedrag in het verleden van belang. Zo zijn documenten over de Q-koorts sneller te verkrijgen via bepaalde GGD’s dan via het ministerie van Landbouw. Gedurende de wachttijd is het belangrijk om bezig te blijven met onderzoek, vragen te blijven stellen en proberen documenten in handen te krijgen. Bij herhaling blijkt dat veel ambtenaren bereid zijn om, buiten de reguliere kanalen om, mee te werken.
De belangrijkste tool is het opbouwen van dossierkennis en kennis van de betrokken bestuursorganen om vervolgens met de juiste benadering documenten in handen te krijgen. Dat betekent niet alleen de vraag bij het juiste (lees ‘handigste’) loket stellen, maar ook het juiste kader kiezen of juist niet wobben maar liever nog informele contacten aanspreken. Welke route we volgen wordt daarbij ook bepaald door een verouderde inrichting van het archief, een gebrek aan digitalisering bij de overheid en vooral een verouderd wettelijk kader. Het is geen eenvoudige taak, het vereist het slim omgaan met de gebrekkige tools die er zijn.

brenno@dewinter.com

Brenno de Winter is onderzoeksjournalist, gespecialiseerd in IT-beveiliging en privacy.