, 6 maart 2018

Zonder heden, geen verleden

image for Zonder heden, geen verleden image Case

De gemeente Oldambt werkt sinds haar ontstaan in 2010 grotendeels digitaal. Er wordt gebruik gemaakt van een klein aantal e-formulieren en er kan digitaal met de gemeente gecommuniceerd worden. Begin 2017 is de overstap gemaakt naar zaakgericht werken. Rond tachtig veelal dienstverleningsprocessen zijn met ondersteuning van de eSuite van Atos zaaksgewijs ingericht. Natuurlijk ging dat niet zonder slag of stoot. Vele uren menskracht zijn besteed aan de manier waarop we het zaakgericht werken in onze organisatie op een handige manier konden implementeren.

De gemeente Oldambt werkt sinds haar ontstaan in 2010 grotendeels digitaal. Er wordt gebruik gemaakt van een klein aantal e-formulieren en er kan digitaal met de gemeente gecommuniceerd worden. Begin 2017 is de overstap gemaakt naar zaakgericht werken. Rond tachtig veelal dienstverleningsprocessen zijn met ondersteuning van de eSuite van Atos zaaksgewijs ingericht. Natuurlijk ging dat niet zonder slag of stoot. Vele uren menskracht zijn besteed aan de manier waarop we het zaakgericht werken in onze organisatie op een handige manier konden implementeren.

De overgang naar het zaakgericht werken leverde nog een vraag op. Wat doen we met het huidige documentmanagementsysteem, in ons geval Corsa? De eSuite heeft een geïntegreerd DMS, Alfresco. Voor Oldambt geldt dat op termijn (vrijwel) alle gemeentelijke processen in de eSuite opgenomen worden, dat maakt een tweede DMS al snel tot een overbodige luxe. Uitfasering ligt dan voor de hand. En dat levert meteen de hamvraag op. Wat doe je met het reeds digitaal opgebouwd archief? En dan hebben we het over archief dat geacht wordt over een (zeer) lange periode nog steeds toegankelijk te zijn. Dat bewaar je dus in een e-depot.

Herindeling
In 2009 staan de gemeenten Winschoten, Reiderland en Scheemda aan de vooravond van de herindeling en zijn zij druk doende om de gezamenlijke architectuur voor de nieuw op te richten gemeente Oldambt in te vullen. Als leidraad voor deze architectuur stond en staat het Gemmamodel (Gemeentelijke Model Architectuur), als afgeleide van de NORA (Nederlandse Overheid Referentie Architectuur). In de toenmalige architectuurplaat van Oldambt werd de e-depotvoorziening gepositioneerd in de midoffice. Vlak na de herindeling lagen de prioriteiten op een ander vlak en werd het project e-depot tot nader order geparkeerd op de groeiende wensenlijst.
Totdat het college van Oldambt op 14 maart 2017 het besluit nam om aan te sluiten op een e-depotvoorziening.

Achtergrond
Wanneer we het hebben over een e-depot dan hebben we het over digitale duurzaamheid. Digitaal materiaal dat in een daarvoor geschikte omgeving zeer langdurig bewaard en toegankelijk moet blijven. Het e-depot heeft echter niet alleen als doel een bewaarvoorziening voor intern gebruik te zijn. Na twintig jaar wordt, behoudens beperkingen, informatie uit overheidsarchieven openbaar en beschikbaar gesteld voor geïnteresseerden. Hiermee wordt het e-depot een bron van informatie voor onderzoeksdoeleinden. Een flinke stap vooruit in de verbetering van de dienstverlening, immers je hoeft niet meer persoonlijk naar het gemeentehuis voor inzage in archieven. Vanaf je eigen computer of tablet op elk gewenst moment inloggen in het e-depot van de gemeente en alle informatie is direct beschikbaar. Doordat informatie sneller beschikbaar komt, wordt het sneller gedeeld. Hiervan profiteren zowel burgers als ondernemers en onderzoekers.

Oldambt had en heeft een helder beeld over de inzet van een e-depotvoorziening. Het e-depot wordt ingezet als interne en externe voorziening. Intern wordt het e-depot ingezet als digitaal archiefsysteem ter ondersteuning van de bedrijfsvoering. Extern als portal voor het doorgeven van openbare informatie.

Implementatietraject
Het implementatietraject e-depot van Oldambt behelst twee sporen. Het eerste spoor richt zich op het veilig stellen (overbrengen) van het digitaal archief uit Corsa voordat met uitfasering kan worden begonnen. Het tweede spoor richt zich op de aansluiting van de eSuite op het e-depot. Omdat wij in principe eerder overbrengen dan de wettelijke twintigjaargrens, hebben wij de twee trajecten onder de noemer Project Vervroegd Overbrengen geschaard. Voor het gehele implementatietraject is een periode van twee jaar uitgetrokken. In 2020 is de gemeente Oldambt duurzaam digitaal.
Het vervroegdoverbrengenproject is een omvangrijk traject wat zich prima leent om als leertraject te dienen. Wij werken dan ook samen met verschillende gemeenten, Atos, Dimpact en DiVault. Overigens hebben we, als het gaat over te dragen informatie, een ruimte ingepland van één terabyte. Daarnaast willen we audio- en videonotulen opnemen en staan we open voor opname van archieven van regionale/lokale stichtingen en verenigingen.

Spoor één houdt zich bezig met alle acties die te maken hebben met het (vervroegd) overbrengen van informatie uit Corsa naar het e-depot.
Spoor twee is het traject dat zich bezighoudt met de aansluiting van de eSuite op het e-depot. Voor dit traject zijn, naast de werkgroep TMLO, ook de werkgroepen Architectuur, Export/Mapping, Koppelvlak, Beschikbaar stellen en de werkgroep Beheer aan de slag. De werkgroepen bestaan uit leden van de gemeenten Kampen en Oldambt, Atos en Dimpact. Het project loopt van oktober 2017 tot mei 2018 en wordt begeleid door onze e-depotaanbieder.

E-depotselectie
Uiteraard konden we het traject Vervroegd Overbrengen niet starten zonder een e-depotvoorziening. Dit was dus ook de eerst te nemen stap in de realisatie van het traject; het selecteren van een e-depotaanbieder. De selectie richtte zich in de eerste instantie op de naburige RHC’s zoals Groninger Archieven en Tresoar. Deze waren echter nog niet zover dat zij ruimte aan gemeenten konden bieden. Wij zijn toen uitgeweken naar de commerciële aanbieders. We wilden immers niet zo lang wachten met de aansluiting van de eSuite. De ervaring met het overbrengen vanuit Corsa had ons geleerd, dat je beter vooraf kunt inregelen dan achteraf corrigeren. Aan de andere kant wilden we ons ook niet meteen voor langere tijd vastleggen aan een aanbieder.

Tijdens ons onderzoek kwamen we in aanraking met Di- Vault. Een organisatie die zich heeft gespecialiseerd in duurzame bewaaromgevingen en de behorende organisatie ervan. Zij boden een zogenoemd fast track-traject aan. In vijf stappen naar een concrete aansluiting op de e-depotomgeving. Bovendien zaten we er niet meteen jaren aan vast. Het fast track-traject is gebonden aan een tweejarig contract. Dit was voor ons het ideale uitgangspunt. De komende twee jaar zijn wij verzekerd van een e-depot. Afspraken over onder meer gebruik, preservering en eventuele exit na de twee jaar zijn afgekaderd in een dienstverleningsovereenkomst. Belangrijk in deze is een partner te kiezen die bij je organisatie, visie en (door)ontwikkeling past.

Beheerorganisatie
De implementatie van het e-depot is voor de gemeente Oldambt aanleiding geweest om de processen rond de informatievoorziening door te lichten. Vanaf het scan- en registratieproces via de verwerking van digitale bestanden tot aan de opslag ervan, alles wordt doorgelicht. Hoewel een voorziening als het e-depot de gehele organisatie raakt, neemt het team Documentaire Informatie Voorziening hier vanzelfsprekend een grote rol in. Steeds meer traditionele taken verschuiven naar medewerkers zelf. Een medewerker zorgt zelf voor de afhandeling van zijn zaken en houdt zijn zaakdossiers bij, hier komt geen DIV’er meer aan te pas. De toekomstige DIV van Oldambt gaat zich richten op vier pijlers binnen de informatiehuishouding: vindbaarheid, beschikbaarheid, bruikbaarheid en openbaarheid (zie figuur).

Figuur: Pijlers binnen de informatiehuishouding
Figuur: Pijlers binnen de informatiehuishouding

Informatie die in het e-depot komt is schoon, toegankelijk, privacy-bestendig en openbaar. Door inzet van standaarden in huidige gegevensverwerkende systemen en door rekening te houden met de gevolgen van (nieuwe) wet- en regelgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming, wordt in het voortraject, de ‘dynamische’ fase, al terdege rekening gehouden met de uiteindelijke (vervroegde) openbaarheid van onze informatie.

Stichting Digitale Duurzaamheid
Het begrip ‘duurzaamheid’ houdt een zekere kwaliteitsbeheersing en ook continuïteit in. Een gemeente die ervoor kiest om haar informatie extern op te slaan heeft in de regel naast een kosten-batenanalyse ook een risicoanalyse opgesteld. Oldambt slaat haar informatie extern onder beheer van een commerciële aanbieder op. Wij willen natuurlijk graag dat onze informatie onder de juiste condities wordt bewaard, maar ook dat dit voor langere termijn gewaarborgd is. Met dit doel is de Stichting Digitale Duurzaamheid opgericht. Het initiatief van de stichting komt vanuit DiVault; mocht er onverhoopt van een faillissement of verkoop van het bedrijf sprake zijn dan neemt de stichting de dienstverlening over en borgt daarmee de continuïteit.

Tips en valkuilen
Tips

  • Bepaal eerst wat je wilt met het e-depot. 
  • Kies een partner die bij je past met de kennis en visie die je deelt en die je eventueel kan begeleiden. 
  • Heb een duidelijk plan en vindt draagvlak. 
  • Zoek samenwerking met andere gemeenten of in samenwerkingsverbanden. 
  • Waar zit je budget? Kun je iets afstoten, kun je vervangen, kun je besparen op externe opslag, deel je kosten met meerdere gemeenten? 
  • Vier je mijlpa(a)l(en). 
  • Niet alles plat analyseren, doe het en regel het. 
  • Neem doordachte risico’s of beperk ze, je kunt niet alles afkaderen. 

Valkuil(en)

  • Wil niet teveel tegelijk. Er is veel mogelijk met een e-depot, er komen vanzelf verzoeken vanuit de organisatie. Probeer niet overal tegelijk op in te gaan. Stap voor stap is snel genoeg. 
  • Houd genoeg menskracht achter de hand. De inrichting van je beheerorganisatie is intensief. Zoek het eventueel in ondersteuning van stagiaires of trainees of bij andere gemeenten. 
  • Houd de kosten in de hand. Je wilt zo snel mogelijk alle mogelijkheden benutten. Financieel gezien kan het echter als een olievlek werken die zich snel kan uitbreiden. 
  • Houd de vinger aan de pols bij het team DIV. Veel komt op dit team aan, ze moeten het wel aankunnen.

alexandra.janssen@gemeente-oldambt.nl, Alexandra Janssen is i-adviseur bij de gemeente Oldambt.