Voor alle bestuurslagen is wettelijk vastgelegd dat er sprake is van structureel toezicht op naleving van de Archiefwet. Hoe invulling te geven aan dit toezicht, is niet gebonden aan wettelijke voorschriften. In de praktijk blijkt echter een behoorlijk uniform toezichtlandschap te zijn ontstaan. Wat levert dat op en, belangrijker nog, zijn er ook nadelen?
Het mandaat van de gemeentearchivaris als toezichthouder is helder: informeer autonoom het college. En, ondanks het gebrek aan een concreet pressiemiddel of sanctie, zorgt de directe weg die de gemeentearchivaris aflegt naar het college vaak voor belangstelling, oplettendheid en – als je niet oppast – inmenging vanuit de organisatie. Niet zo gek, gezien het verslag de hele organisatie beoordeelt en mogelijk ook de gemeenteraad en de provincie informeert. Daarnaast heeft de provincie – waar de gemeentearchivaris is verstoken van een concrete sanctie – er wel degelijk een paar tot haar beschikking.
Naast een helder mandaat en sancties, genereert ook het cyclische karakter van toezicht een structurele impuls bij de organisatie om verbeteringen te treffen. Niemand wil immers jaar in jaar uit alle stoplichten van groen naar oranje en rood zien verspringen. Al met al beschikt de toezichtketen dus over verschillende instrumenten die in potentie bijdragen aan de kwaliteit van de informatiehuishouding bij de organisaties waarop toezicht wordt gehouden.
*Deze tekst, geschreven door Cynthia Schokker, is het eerste deel van een artikel uit Od 20: Toezicht houden met toekomst. Lees hier verder
Yvonne Welings says
Beste redactie,
De basis voor het toezicht Archiefwet bij gemeenten is de VNG handreiking. https://vng.nl/sites/default/files/2020-05/horizontale-verantwoording_20200430.pdf
Op provincies bestaat geen verticaal toezicht. Iedere provincie geeft anders invulling hoe verticaal toezicht bij gemeenten plaatsvindt. Daarbij is er zo veel overlap en onduidelijkheid met andere wetten.
Zie ook: https://od-online.nl/artikel/integraal-toezicht/