, 23 september 2021

Gemeenten lopen voorop met kennis over archivering

image for Gemeenten lopen voorop met kennis over archivering image Interview

Layla Hassan is adviseur documentaire en digitale informatievoorziening bij het ministerie van Financiën. Tijdens de Od Kennissessie op dinsdag 7 december geeft zij één van de workshops.

Wat is er anders aan ‘duurzame’ archivering dan gewoon archiveren?
‘Het is het cruciaal dat wij in het begin van de Office 365-uitrol stilstaan bij de strategie, visie, doelstellingen, businesscase en implementatieaanpak. Er zijn namelijk heel wat keuzes te maken voordat Office 365 rijksbreed als samenwerkingsomgeving geïmplementeerd kan worden. In dit traject dienen we goed te kijken naar enerzijds de volwassenheid van de gebruikersorganisatie en anderzijds de volwassenheid van het IT-landschap. Anders bevorderen we de wildgroei aan informatie, terwijl we juist streven naar een informatiehuishouding die op orde is.’

Hoe draagt het gebruik van Sharepoint online in Office365 bij aan de mogelijkheden tot digitale archivering?
‘Mijn ervaring is dat Sharepoint in tegenstelling tot de traditionele DMS-systemen het principe en gedachtegoed van een DMS/RMS dichter bij de gebruikers brengt. Sharepoint stimuleert bewust het digitaal werken en niet alleen bij informatiespecialisten, maar vooral bij een grotere groep gebruikers binnen de organisatie. Sharepoint is een flexibel platform dat zich goed leent om maatwerk te realiseren, maar het succes hangt niet alleen af van de leveranciers die je begeleiden bij de implementatieaanpak. De beelden die er zijn binnen de organisatie over wat er met Sharepoint mogelijk is en waarvoor het ingezet wordt, is zeer bepalend voor de effectiviteit van dit platform.

Om de implementatie van SharePoint online in goede banen te leiden, is het belangrijk dat de organisatie eerst stilstaat bij een aantal vragen:

  • Wat gaan we doen met de opschoonactie die hiervoor (mogelijk) nodig is?
  • Hoe gaan we beheer en opslag regelen?
  • Wat gaan we doen met de oude documenten in die omgeving? Of wordt alles gemigreerd?

Microsoft zet Office 365 in de markt als de ultieme samenwerkings-suite”.

  • Wat betekent het voor ons dat we het (in eerste instantie) inzetten als technische vervanging voor Office 2016?
  • Waar gaat het dan wringen tussen “bedoeld gebruik” en “daadwerkelijk gebruik”?’

Je hebt zowel voor een gemeente als voor de rijksoverheid gewerkt. Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen deze organisaties qua archivering?
‘Mijn ervaring is dat gemeenten vooroplopen qua kennis op dit gebied. Binnen de rijksoverheid is dit vrij nieuw en het staat hierdoor niet hoog op de agenda. Terwijl de meeste samenwerkingsruimtes onbeheerd zijn en opschoning behoeven, voordat we Office 365 kunnen uitrollen. Naast de opschoning moeten we ook bepaalde informatie overzetten en het record center inrichten. Ook dienen we afspraken te maken met diverse stakeholders en leveranciers. Mijns inziens vragen de archiveringsvraagstukken van Office 365 om een nieuwe visie en aanpak met een bijbehorende set van afspraken. Het is noodzakelijk dat de urgentie gevoeld wordt en acties hierop ondernomen worden, zodat we later niet geconfronteerd worden met problemen.’

Wil je er ook bij zijn op 7 december bij de Od Kennissessie? Meld je dan hier aan!