, 11 augustus 2021

Complexe wettelijke archiveringsinstrumenten

image for Complexe wettelijke archiveringsinstrumenten image Interview

Eric Burger is specialist in recordsmanagement en informatiegovernance in Office 365. Tijdens de Od Kennissessie op dinsdag 7 december spreekt hij tijdens de plenaire opening.

Als ik in mijn organisatie wil gaan werken met Office 365, waar moet ik dan allemaal rekening mee houden?
Om te beginnen moet je rekening houden met beveiliging van toegang (authenticatie), beveiliging van devices en beveiliging van informatie. Natuurlijk ook met het regelen van behoud en verwijdering van informatie, op basis van wet- en regelgeving voor archivering en privacy. Maar ook met beheer, wat veel meer gaat inhouden dan het traditionele Office-beheer. Ook de voortdurende ontwikkeling van het product zelf verandert het beheer. Verder zal de complexiteit van de gewenste inrichting bepalen of je aanvullende software nodig hebt, bijvoorbeeld voor provisioning van Teams en SharePoint sites.

Wat zijn de grootste valkuilen voor organisaties die archiveren via Office 365?
De regelgeving en wettelijke archiveringsinstrumenten zoals selectielijsten zijn voor veel overheidsorganisaties erg complex. Gedetailleerde eisen en wensen realiseren kan leiden tot uitgebreid maatwerk of andere aanvullende oplossingen, waarvan het de vraag is of eindgebruikers er mee overweg kunnen. Zaaksystemen zijn niet voor niets niet succesvol gebleken voor veel werkprocessen bij overheidsorganisaties.

Waar moet ik bij Office 365 op letten qua wet- en regelgeving?
Je zal als organisatie of bedrijf met ieder informatiesysteem, dus ook met Microsoft 365, rekening moeten houden met wet- en regelgeving die iets zegt over behoud of juist tijdige verwijdering van informatie. Microsoft investeert voortdurend in compliance en biedt daarvoor oplossingen aan in het product zelf. Het is belangrijk om je goed te laten informeren over (nieuwe) mogelijkheden en eventuele beperkingen daarvan.

Wil je er ook bij zijn op 7 december bij de Od Kennissessie? Meld je dan hier aan!